Dịch Covid-19 đã tạo ra cú hích cho các doanh nghiệp chuyển sang mô hình làm việc từ xa. Tuy nhiên, khi mới triển khai mô hình này trong thực tế, họ đã gặp những khúc mắc đáng lo ngại về các hoạt động cộng tác trong đội ngũ làm việc của mình.
Đây không phải là lỗi của mô hình, mà bởi doanh nghiệp này đang có những cách tiếp cận chưa đúng tới hoạt động từ xa. Nên thực tế, từ các nghiên cứu, nhân viên cảm thấy hạnh phúc hơn khi làm việc từ xa, khả năng nghỉ việc giảm và năng suất làm việc cao hơn.
Vậy đâu là cách tiếp cận đúng, để phòng ban, nhân viên cộng tác hiệu quả khi áp dụng phương pháp làm việc từ xa. Bạn đồng hành cùng Tomahosoft tìm hiểu câu trả lời nhé.
Để có thể làm việc từ xa hiệu quả, nhà quản lý cần xác định và xây dựng cho doanh nghiệp 3 điểm tựa vững chắc của bộ máy hoạt động. Là “VĂN HÓA-GIAO TIẾP-QUY TRÌNH“.
1. Giao tiếp
Khi giao tiếp từ xa sẽ giúp nhân viên cảm thấy vui vẻ và ít bị áp lực hơn, khi làm không đúng cách lại làm luồng thông tin đứt gãy, thắt nút cổ chai sẽ làm việc cộng tác kém hiệu quả.
Bình thường khi giao tiếp từ xa, các đồng nghiệp thường sử dụng các ứng dụng chat miễn phí như: zalo, facebook, skyper,… đây được coi là công cụ giao tiếp sử dụng nhiều nhất.
Tuy nhiên khi sử dụng những ứng dụng chat trên sẽ bị lẫn lộn giữa công việc và cá nhân dẫn đến nhân viên cũng không tập trung trong lúc làm việc từ xa.
Đồng thời sử dụng ứng dụng chat miễn phí làm cho nhân viên cũng trực chờ tin nhắn làm mất thời gian làm việc.
Lý tưởng nhất là công ty có một khu vực không gian làm việc hoàn toàn biệt lập so với các kênh giao tiếp miễn phí quá nhiều người dùng và tiềm ẩn nguy cơ làm việc mất tập trung. Để mọi người cùng thảo luận và trao đổi tài liệu ngay tại mỗi nhiệm vụ được liệt kê, nhiều công ty đã sử dụng TomChat và TomTask. Đây được coi là cách giao tiếp sát nhất với tiêu chí quản lý công việc và làm việc nhóm.
Truyền đạt thông tin quan trọng
Trong cộng tác hằng ngày, ứng dụng chat miễn phí không phải là cách để truyền tải những thông tin quan trọng. Vì nó rất nhanh vị trôi hoặc chuyển sang chủ đề khác khi nhân viên liên tục tương tác trong kênh giao tiếp đó.
Hoặc sử dụng nhóm riêng tư trên Facebook cũng là giải pháp hay và dễ làm. Nhưng dần các CEO cũng đã thấy những vấn đề nghiên trọng.
– Bài toán hiệu suất, khi nhân viên bật một tab Facebook phòng khi có thông báo công ty, chắc chắn họ sẽ mất tập trung vì cũng sẽ có nhiều thông báo từ mạng xã hội tới.
– Group Facebook không cho phép kiểm soát người có quyền đăng bài, có thể dẫn tới nhiều tin tức sai lệch, chưa chính xác.
Nên những nội dung quan trọng, doanh nghiệp đã sử dụng email để truyền thông tin quan trọng. Đây được coi là 1 kênh truyền thông chính thống từ công ty. Hoặc tối ưu hơn bạn có thể sử dụng TomChat – truyền thông nội bộ doanh nghiệp giúp những tin tức trong doanh nghiệp được nhanh chóng truyền đi một cách chính xác.
Họp online
Khi đã làm việc từ xa, thì cũng sẽ họp từ xa – mà khi đã họp nên sử dụng các công cụ hỗ trợ việc video call. Việc này thì khá đơn giản chỉ cần thiết bị thông minh là đã sử dụng được việc này rồi.
Tuy nhiên độ hiệu quả cuộc họp online cũng ảnh hưởng từ việc giao tiếp và sự tham gia của mọi người. Nên họp nhóm hiệu quả sẽ giúp người quản lý truyền đạt được thông tin hiệu quả mà nhân viên cũng tiếp nhận được rõ ràng nhất.
