Một dự án thành công sẽ cần đáp ứng về tiến độ đúng hạn, chi phí dự án nằm trong mức ngân sách và kết quả phải đảm bảo mục tiêu đã đề ra. Để có được những dự án thành công, người quản lý cần theo dõi và giám sát tiến độ dự án chặt chẽ và thường xuyên, việc theo dõi thường xuyên nhằm đảm bảo tiến độ dự án theo đúng kế hoạch đề ra và kịp thời đưa ra giải pháp xử lý khi có sự cố xảy ra.
Công việc theo dõi và giám sát dự án sẽ trở nên khó khăn hơn nếu không có quy trình rõ ràng và các công cụ hỗ trợ việc giám sát theo dõi tiến độ dự án. Dưới đây Tomaho muốn chia sẽ với bạn một số kinh nghiệm để việc quản lý tiến độ dự án được hiệu quả và khoa học hơn.
- Nắm rõ mục tiêu và bám sát mục tiêu đề ra
Để quá trình theo dõi tiến độ dự án được thực hiện hiệu quả thì người quản lý cần nắm rõ những việc gì cần thực hiện, việc gì cần ưu tiên thực hiện trước trong timeline của dự án. Chỉ khi nắm rõ được việc cần làm là gì thì bạn mới theo dõi tiến độ một cách khoa học và hợp lý tránh tình trạng quá hạn dự án không xử lý kịp dẫn đến những tổn thất về chi phí.
- Hoạch định dự án theo nhiều giai đoạn cụ thể.
Cần chia dự án theo nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn cần có kế hoạch và mục tiêu rõ ràng từ đó bám sát theo tiến độ của mỗi giai đoạn, sau mỗi giai đoạn cần đánh giá kết quả đạt được để có điều chỉnh lại kế hoạch ban đầu nếu cần thiết. Việc kiểm soát chặt chẽ ở mỗi giai đoạn là vô cùng cần thiết.
- Linh hoạt trong quá trình quản lý
Không phải lúc nào tiến độ dự án cũng đi theo đúng kế hoạch, đôi khi một số sự cố xảy ra sẽ làm thay đổi kế hoạch ban đầu dẫn đến tiến độ dự án có thể bị kéo dài. Vì vậy người quản lý cần linh hoạt xử lý vấn đề, kịp thời thay đổi hướng đi phù hợp không nhất thiết phải cố bám kế hoạch, tất nhiên bám sát kế hoạch là điều cần thiết khi triển khai bất cứ một dự án nào nhưng trong một số trường hợp bạn cần chủ động tìm hướng giải quyết kịp thời bằng cách thay đổi kế hoạch đã đề ra trước đó.
- Thông tin dữ liệu báo cáo tiến độ công việc cần chính xác
Người quản lý dự án cần nắm bắt được các số liệu báo cáo chính xác từ cấp dưới để nắm thông tin chính xác và chi tiết nhằm theo dõi tiến độ từng công việc, có cái nhìn tổng quan kết quả dự án tại mỗi giai đoạn đã thực hiện, nếu một số liệu sai sót sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ tiến độ dự án chính vì vậy kiểm soát thường xuyên và đưa ra đánh giá sau mỗi giai đoạn của dự án là bắt buộc.
- Ứng dụng công cụ phần mềm trong quản lý dự án
Để quản lý dự án một cách khoa học và hợp lý, bạn nên cần có một công cụ hỗ trợ quản lý dự án để giảm bớt các thao tác thủ công, thông tin dữ liệu được tập trung và xuyên suốt, cấp dưới dễ dàng cập nhật tiến độ cho từng công việc phụ trách đồng thời cấp quản lý nắm tình hình thông qua các báo cáo tức thời và chính xác.
Báo cáo TomWork với số liệu chính xác và tức thời
Bên cạnh đó, các công cụ phần mềm quản lý dự án tạo ra một môi trường chung có thể tương tác trực tiếp trao đổi công việc lẫn nhau, dữ liệu thông tin đều được đảm bảo đồng bộ, việc hỗ trợ công việc lẫn nhau sẽ dễ dàng hơn khi sử dụng các giải pháp truyền thống như sử dụng các công cụ chat miễn phí trên thị trường để trao đổi thông tin công việc.
Với giải pháp Tomahosoft ngoài hỗ trợ tối ưu quy trình quản lý dự án – công việc còn có ứng dụng chat nội bộ đảm bảo tính bảo mật thông tin cao. Tomwork và TomChat là ứng dụng nằm trong bộ giải pháp của Tomahosoft đã triển khai thành công cho nhiều doanh nghiệp.
