Bộ phận Tài chính và Kế toán tạo thành xương sống của một công ty. Những lĩnh vực này đóng một vai trò quan trọng trong mọi doanh nghiệp. Họ lưu giữ hồ sơ cẩn thận về dòng tiền, nợ phải trả, tài sản và lợi nhuận của doanh nghiệp, giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định có lợi để phát triển kinh doanh của họ.
Do đó, các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần phải tìm cách nâng cao hiệu quả của quá trình tài chính và kế toán của mình. Trong bài viết này, TOMEDU sẽ đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị nhằm đạt được hiệu quả tối ưu đối với doanh nghiệp.
-
Nâng cao hiệu quả quản trị tài chính
Quản lý tài chính hiệu quả là yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Nó liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát và giám sát các nguồn tài chính của bạn để đạt được các mục tiêu kinh doanh của bạn.
Quản lý tài chính tốt sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả các nguồn lực, thực hiện các cam kết với các bên liên quan, tạo lợi thế cạnh tranh và chuẩn bị cho sự ổn định tài chính lâu dài.
Quản lý tài chính nên trở thành một phần của các quy trình quan trọng trong doanh nghiệp của bạn và được đưa vào kế hoạch liên tục của bạn.
1.1. Quản trị tài chính là gì?
Quản lý tài chính là việc lập kế hoạch chiến lược, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát các chủ trương tài chính trong một tổ chức hoặc một doanh nghiệp. Hoạt động này cũng bao gồm việc áp dụng các nguyên tắc quản lý đối với tài sản tài chính của một tổ chức, đồng thời đóng một phần quan trọng trong quản lý tài khóa.
1.2. Mục tiêu của hoạt động quản trị tài chính:
– Duy trì cung cấp đủ vốn cho tổ chức/doanh nghiệp;
– Đảm bảo các cổ đông thu được lợi nhuận tốt từ khoản đầu tư của tổ chức/doanh nghiệp;
– Sử dụng quỹ tối ưu và hiệu quả;
– Tạo cơ hội đầu tư sinh lời thực sự và an toàn.
Quản trị tài chính doanh nghiệp gắn liền với hoạt động tài chính kế toán. Nó được thể hiện trong việc quản lý các báo cáo tài chính. Việc kiểm soát tài chính trong doanh nghiệp cần phải áp dụng các nguyên tắc quản lý chung cho các nguồn lực tài chính của doanh nghiệp.
1.3. Chức năng của bộ phận quản trị tài chính
– Tính toán số vốn cần thiết: Người quản lý tài chính phải tính toán số tiền mà một tổ chức yêu cầu. Điều này phụ thuộc vào các chính sách của công ty liên quan đến chi phí và lợi nhuận dự kiến. Số tiền cần thiết phải được ước tính sao cho khả năng thu nhập của tổ chức tăng lên.
– Hình thành cấu trúc vốn: Khi số vốn mà công ty yêu cầu đã được ước tính, cấu trúc vốn cần được hình thành. Điều này liên quan đến việc phân tích vốn chủ sở hữu nợ trong ngắn hạn và dài hạn. Điều này phụ thuộc vào số vốn mà công ty sở hữu và số tiền cần huy động thông qua các nguồn bên ngoài.
– Đầu tư vốn: Mọi tổ chức hoặc công ty đều cần đầu tư tiền để huy động thêm vốn và thu được lợi nhuận đều đặn. Do đó, nhà quản lý tài chính cần đầu tư quỹ của tổ chức vào các dự án an toàn và sinh lời.
– Phân bổ lợi nhuận: Một khi tổ chức đã thu được một lượng lợi nhuận ròng tốt, nhiệm vụ của nhà quản lý tài chính là phân bổ nó một cách hiệu quả. Điều này có thể liên quan đến việc giữ một phần lợi nhuận ròng cho các mục đích dự phòng, đổi mới hoặc mở rộng, trong khi một phần lợi nhuận khác có thể được sử dụng để chia cổ tức cho các cổ đông.
– Quản lý hiệu quả tiền: Bộ phận này cũng chịu trách nhiệm quản lý hiệu quả tiền của doanh nghiệp. Tiền là cần thiết cho các mục đích khác nhau trong công ty như thanh toán tiền lương và hóa đơn, duy trì kho hàng, các khoản nợ phải trả và mua bất kỳ vật liệu hoặc thiết bị nào.
– Kiểm soát tài chính: Người quản lý tài chính không chỉ phải lập kế hoạch, tổ chức và thu được tiền mà còn phải kiểm soát và phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp trong ngắn hạn và dài hạn. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng các công cụ tài chính như dự báo tài chính, phân tích tỷ lệ, quản lý rủi ro và kiểm soát lợi nhuận và chi phí.
1.4. Yếu tố nâng cao hiệu quả quản trị tài chính
- Nhân viên
Cần có đội ngũ nhân viên có các giá trị, thái độ, kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức phù hợp để đảm nhận các vai trò quản lý tài chính. Điều này cũng bao gồm nhân viên thuộc các bộ phận khác ngoài tài chính nhưng có vai trò quản lý tài chính như ủy quyền chi tiêu, chuẩn bị ngân sách, xem xét các báo cáo tài chính.
- Lập ngân sách
Ngân sách chỉ đơn giản là một “kế hoạch theo số lượng”. Ngân sách cho phép tổ chức phân bổ các nguồn lực theo các lĩnh vực ưu tiên chiến lược. Cũng giống như câu nói “Ngân sách cho biết tiền của bạn sẽ đi đâu; nếu không bạn tự hỏi nó đã đi đâu”. Một tổ chức nên phát triển ngân sách cho từng bộ phận hoặc dự án, dựa trên các kế hoạch trong năm. Các khoản này sau đó được tổng hợp thành một ngân sách tổng thể và được Hội đồng quản trị phê duyệt. Trong năm, để thực hiện ngân sách hàng năm đã được phê duyệt, các ngân sách nhỏ cũng cần được chuẩn bị dựa trên các sự kiện được thiết lập để tiến hành. Theo nguyên tắc chung, một ngân sách tốt là một ngân sách mà một người không chuẩn bị nó có thể thực hiện nó mà không cần đề cập đến người lập để biết rõ. Nói cách khác: nó phải dễ đọc và dễ hiểu, các tính toán phải rõ ràng, các chi phí phải hợp lý và các thuyết minh được đưa ra cho các giả định. Thực hành tốt trong việc chuẩn bị ngân sách đòi hỏi sự tham gia của nhân viên từ các bộ phận khác nhau để nâng cao quyền sở hữu và dễ dàng thực hiện.
- Kế toán
Còn được gọi là ghi sổ kế toán, điều này liên quan đến quá trình tổ chức các giao dịch theo cách cho phép tổ chức hiểu được các giao dịch tài chính đang diễn ra. Các giao dịch phải được ghi lại trong các tài liệu kế toán chuẩn (chứng từ thanh toán, phiếu nhận hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu, v.v.) và được phân loại theo các tiêu chí có ý nghĩa khác nhau (chẳng hạn như theo loại giao dịch, bộ phận, địa điểm, v.v.). Tổ chức cần có một phần mềm kế toán phù hợp với nhu cầu báo cáo tài chính của mình. Các tài liệu hỗ trợ các giao dịch phải được lưu trữ đầy đủ, cả về mặt vật lý và điện tử, theo cách có trật tự để tăng cường khả năng truy xuất dễ dàng.
- Báo cáo
Định kỳ, bộ phận tài chính phải chuẩn bị và chia sẻ (và giải thích cụ thể) các báo cáo tài chính với những người sử dụng có liên quan để hướng dẫn họ ra quyết định. Hội đồng quản trị, Ban quản lý, Ngân hàng (hoặc Nhà tài trợ), Khách hàng (hoặc Người thụ hưởng), Chính phủ, trong số những người khác, tất cả đều có nhu cầu thông tin tài chính khác nhau. Những điều này có thể bao gồm: để xác định chắc chắn hoạt động của tổ chức so với ngân sách; để theo dõi xem liệu nó có đủ tiền để đáp ứng các khoản nợ phải trả hay không khi đến hạn; để tìm hiểu xem liệu nó có đang sử dụng các nguồn lực khác nhau một cách hiệu quả và hiệu quả để đạt được các mục tiêu hay không; để xác nhận rằng tổ chức đang đáp ứng các nghĩa vụ theo luật định,… Bộ phận tài chính nên lưu ý đến những người sử dụng báo cáo khác nhau vì nó xác định độ sâu, tính đơn giản.
- Kiểm soát nội bộ
Mọi tổ chức đều phải đối mặt với những mối đe dọa có thể ngăn cản tổ chức đó đạt được các mục tiêu đã đề ra. Một số nằm trong tầm kiểm soát của tổ chức trong khi những người khác thì không. Do đó, kiểm soát nội bộ là tất cả các hành động mà tổ chức thực hiện để ngăn chặn hoặc phát hiện hoặc sửa chữa những mối đe dọa này đối với tổ chức nằm trong tầm kiểm soát của tổ chức. Kiểm soát nội bộ bao gồm: kiểm tra do Ban Giám đốc thực hiện như xem xét các báo cáo tài chính; hạn chế tiếp cận những người không được phép; thực hiện đối chiếu các vị trí lý tưởng phải giống nhau, ví dụ: đếm tiền mặt so với tiền mặt thực tế; xác minh thực tế, ví dụ đối với tài sản cố định; ủy quyền và phê duyệt các giao dịch; sử dụng các tài liệu tiêu chuẩn; và sự phân biệt các nhiệm vụ.
- Cập nhật hồ sơ kế toán
Nếu tài khoản của bạn không được cập nhật, bạn có thể có nguy cơ mất tiền do không theo kịp các khoản thanh toán chậm của khách hàng hoặc không nhận ra khi nào bạn phải thanh toán cho nhà cung cấp của mình. Sử dụng hệ thống lưu trữ hồ sơ tốt sẽ giúp bạn theo dõi chi phí, các khoản nợ và chủ nợ, xin tài trợ bổ sung và tiết kiệm thời gian và chi phí kế toán – xem tài khoản tài chính và quản lý.
- Đáp ứng thời hạn nộp thuế
Không đáp ứng thời hạn nộp tờ khai thuế và các khoản thanh toán có thể bị phạt và lãi suất. Đây là những chi phí không cần thiết có thể tránh được khi lập kế hoạch tương lai. Việc lưu giữ hồ sơ chính xác giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp của bạn và bạn có thể tự tin rằng mình chỉ phải trả khoản thuế mà bạn nợ. Do đó, điều quan trọng là bạn phải đáp ứng các nghĩa vụ của mình – hãy xem thiết lập hệ thống lưu trữ hồ sơ cơ bản tránh những rắc rối không đáng có.
-
Nâng cao hiệu quả công tác kế toán
2.1. Kế toán là gì?
Kế toán là một thuật ngữ mô tả quá trình tổng hợp các thông tin tài chính liên quan đến các hoạt động của một doanh nghiệp.
Quy trình kế toán bao gồm tóm tắt, phân tích và báo cáo các giao dịch tài chính cho các cơ quan giám sát, cơ quan quản lý và tổ chức thu thuế.
Kế toán là một trong những chức năng chính đối với mọi doanh nghiệp. Công việc của kế toán có thể được xử lý bởi một kế toán viên tại công ty nhỏ hoặc thậm chí là một phòng kế toán với hàng chục, hàng trăm nhân viên kế toán ở công ty lớn.
Các báo cáo được tạo ra bởi các luồng kế toán khác nhau giúp cho nhà quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.
Rất ít công việc trong một doanh nghiệp có vai trò quan trọng đối với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp hơn kế toán. Họ theo dõi các con số, vốn là nền tảng của một doanh nghiệp. Kế toán viên cần biết nhiều hơn cách tìm cách xoay quanh bảng cân đối kế toán; họ cần sử dụng dữ liệu tài chính để giúp các giám đốc điều hành và các nhà quản lý đưa ra quyết định tốt nhất.
2.2. Những công việc kế toán cần làm trong năm
Đầu năm, kế toán cần phải xử lý những công việc sau:
– Kê khai và nộp tiền thuế môn bài đầu năm.
– Nộp tờ khai thuế TNDN tạm tính quý IV năm trước liền kề
– Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý IV năm trước liền kề
– Nộp Báo cáo tài chính, Quyết toán thuế TNDN, Quyết toán thuế TNCN của năm trước liền kề: Thời hạn nộp là 31/3
Cuối năm, kế toán cần giải quyết những công việc sau:
– Cuối năm bộ phận kế toàn cần nhớ làm báo cáo thuế cho tháng cuối năm và báo cáo thuế quý 4.
– Lập báo cáo quyết toán thuế TNCN năm
– Lập báo cáo Quyết toán thuế TNDN năm
– Kiểm kê quỹ, kiểm kê kho hàng và tài sản, đối chiếu công nợ
– Lên sổ kế toán, đối chiếu sổ chi tiết và sổ tổng hợp
– Lập Báo cáo tài chính năm gồm: Bảng Cân đối Kế toán. Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh. Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ.
– Thuyết minh Báo cáo Tài chính. Bảng Cân đối số phát sinh Tài khoản.
– In sổ sách, chứng từ kế toán và trình ký các sổ sách chứng từ đó
– Lưu trữ các chứng từ và số sách
Đồng thời, mỗi ngày, mỗi tháng và mỗi quý trong năm, bộ phận kế toán cũng có những công việc đặc thù cần giải quyết và những vấn đề phát sinh.
2.3. Cách giúp nâng cao hiệu quả công tác kế toán
- Tạo và tinh chỉnh quy trình làm việc của bạn
Điều quan trọng là phải hiểu và tối ưu hóa quy trình công việc nội bộ của bạn. Việc áp dụng các quy trình được xác định rõ ràng sẽ tạo ra một ngôn ngữ chung và đặt nền tảng cho sự hợp tác hiệu quả trong tổ chức. Nó cũng tăng cường tính minh bạch giữa các khách hàng và các bên liên quan.
Phát triển quy trình làm việc của bạn là một công việc lớn mang lại lợi nhuận – nhưng chỉ khi bạn dành cho nó sự quan tâm và chăm sóc thích đáng thì nó mới xứng đáng.
Mỗi công ty đều khác nhau và quy mô sẽ đóng một vai trò quan trọng trong cách bạn tiếp cận vấn đề này. Đối với các công ty nhỏ hơn, đó là công việc thường được thực hiện bởi người quản lý nhóm. Đối với các doanh nghiệp lớn hơn, các khóa tu trong ngày với sự tham gia của mọi thành viên công ty không phải là hiếm. Chính xác cách bạn tiếp cận vấn đề này sẽ phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn, nhưng đây là năm bước chính để hướng dẫn bạn.
Liệt kê các nhiệm vụ chính của tổ chức của bạn, bao gồm các dịch vụ chính và các quy trình hỗ trợ từng nhiệm vụ. Bắt đầu với các hoạt động cấp cao nhất trước khi đi sâu vào các nhiệm vụ nhỏ hơn, việc này sẽ yêu cầu đầu vào của người quản lý nhóm và các thành viên trong nhóm. Bạn càng có thể hợp tác thực hiện bước này, quy trình làm việc của bạn sẽ càng hiệu quả.
Ưu tiên các quy trình có tác động kinh doanh lớn nhất. Giải quyết những vấn đề quan trọng nhất trước khi đi chi tiết hơn.
Tạo sơ đồ quy trình làm việc để hình dung quy trình. Điều này có thể giúp bạn phát hiện ra sự kém hiệu quả và tắc nghẽn.
Kiểm tra quy trình làm việc mới hoặc sửa đổi của bạn trong thực tế. Bắt đầu với quy mô nhỏ trước khi triển khai trên toàn bộ doanh nghiệp. Bằng cách đó, bạn có thể giải quyết các vấn đề ở quy mô nhỏ.
- Sử dụng công nghệ dựa trên đám mây
Công nghệ dựa trên đám mây hỗ trợ hoạt động kinh doanh liên tục, một thước đo quan trọng đối với bất kỳ kế toán viên nào. Nó cũng tạo ra trải nghiệm liền mạch hơn cho khách hàng của bạn.
Đám mây giúp kế toán có thể cung cấp phạm vi dịch vụ rộng hơn mà trước đây bị giới hạn bởi giấy tờ hoặc các quy trình rườm rà dựa trên nhiều nền tảng. Nó cũng loại bỏ nhu cầu về thủ tục giấy tờ, để lại nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ quan trọng của doanh nghiệp.
Các tài liệu và cổng thông tin dựa trên đám mây tăng cường tính minh bạch và hiệu quả. Trên thực tế, những người được hỏi trong 62% công ty kế toán tham gia vào một nghiên cứu của SmartVault cảm thấy phản hồi COVID-19 của họ thành công có nhiều khả năng đang sử dụng công nghệ dựa trên đám mây – đặc biệt là quản lý tài liệu dựa trên đám mây và các cổng thông tin khách hàng.
- Giảm thiểu gián đoạn
Vì các kế toán viên đã biết quá rõ về một số khách hàng, nên mọi công việc đều có những gián đoạn có thể gây ảnh hưởng nặng nề đến năng suất và hiệu quả tổng thể.
Một cuộc khảo sát trực tuyến cho thấy 71% người lao động thường xuyên bị gián đoạn công việc trong ngày, trong khi một nghiên cứu khác cho thấy trung bình phải mất 23 phút để tìm lại sự tập trung sau khi bị phân tâm. Đó là sự mất mát lớn về năng suất mà cuối cùng ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng của doanh nghiệp bạn.
Để giảm thiểu phiền nhiễu và tăng hiệu quả, lãnh đạo công ty kế toán nên khuyến khích nhân viên sắp xếp thời gian của họ theo từng khối để họ chuyên tâm vào công việc hiện tại, tự động hóa các quy trình thủ công và cân nhắc đặt thời gian xây dựng nhóm để tăng năng suất tổng thể.
- Truyền đạt các thủ tục hiệu quả
Giao tiếp tốt tạo thành xương sống của các mối quan hệ khách hàng bền chặt và đáng tin cậy. Quy trình làm việc mới phải được trao đổi một cách hiệu quả với tất cả các bên liên quan. Điều này có thể yêu cầu một số phiên trực tiếp giữa bạn và khách hàng của bạn để giúp hướng dẫn họ thông qua các quy trình mới. Bạn càng hữu ích, sẵn sàng và thực hành thì càng tốt.
Điều quan trọng là đưa những người trong doanh nghiệp vào cuộc. Làm việc cùng nhau để xác định vai trò trong mỗi quy trình làm việc và đảm bảo tầm nhìn tổng thể được truyền đạt rõ ràng, để mỗi người có thể thấy cách họ phù hợp với bức tranh lớn hơn. Việc đảm bảo mọi người đều hiểu được những gì mà quy trình làm việc mới hy vọng đạt được sẽ giúp tạo ra một ngôn ngữ chung trong toàn bộ doanh nghiệp.
- Liên tục cải tiến quy trình
Hiệu quả phải là mục tiêu chính. Khi bạn phát triển cơ sở khách hàng của mình và mở rộng cung cấp dịch vụ, các quy trình công việc mới sẽ được đưa vào hệ sinh thái của bạn. Điều quan trọng là chúng phải được cập nhật và tích hợp đúng vào quy trình công việc hiện có. Tìm kiếm các cơ hội để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, tốn nhiều công sức và xem xét quy trình làm việc của bạn như một điều tất nhiên.
Thực hiện các bước thích hợp ngay bây giờ để cải thiện hiệu quả kế toán của bạn sẽ định vị công ty của bạn để giảm thiểu xích mích, loại bỏ các rào cản và tạo ra trải nghiệm liền mạch hơn cho khách hàng của bạn bây giờ và trong tương lai.
Như vậy, có thể khẳng định mối liên kết chặt chẽ giữa bộ phận quản trị tài chính và bộ phận kế toán, đồng thời thêm phần khẳng định về tầm quan trọng của việc nâng cao, cải thiện chất lượng của hai bộ phận này nhằm đạt được hiệu quả hoạt động đối với các doanh nghiệp. TOMEDU sẽ hỗ trợ cung cấp thông tin, hỗ trợ nhằm cải thiện, nâng cấp hoạt động quản trị tài chính, kế toán trong doanh nghiệp của bạn
