Kỉ nguyên công nghệ thông tin đặt ra nhiều thách thức cũng như cơ hội cho doanh nghiệp. Chỉ những doanh nghiệp có khả năng thích nghi và chuyển đổi mới có thể tồn tại cũng như vượt trội trong thời đại công nghệ 4.0. Chuyển đổi số chính là sự thích nghi mang tính sống còn đó. Tomaho đem đến cho bạn góc nhìn toàn cảnh về vấn đề này cũng như đề xuất giải pháp phần mềm giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quản lý, vận hành từ đó tối đa hoá lợi nhuận.
1. Chuyển đổi số là gì?
Để có được cái nhìn tổng quan, chúng ta cần nắm rõ hai khái niệm:
Chuyển đổi số (Digital transformation) là quá trình doanh nghiệp ứng dụng công nghệ số (digitalize) vào bộ máy vận hành trên nhiều khía cạnh. Chuyển đổi số thành công sẽ giúp doanh nghiệp chuyển đổi toàn diện kể cả về văn hoá công ty. Mục đích chính của chuyển đổi số giúp tăng hiệu quả quản lý, vận hành; tăng hiệu suất của nhân viên; tối ưu hoá trải nghiệm cho khách hàng, đối tác, nhà điều hành cũng như các bên có liên quan.
Số hoá (digitalization) là phương thức chuyển đổi thông tin sang dạng kĩ thuật số để truy cập mọi lúc một cách thuận tiện và đơn giản.
Số hoá rất quan trọng trong việc lưu trữ và chia sẻ thông tin. Từ dạng vật lý (giấy tờ, sổ sách, băng đĩa) thông tin được mã hoá dưới dạng kĩ thuật số giúp tiết kiệm không gian lưu trữ, tăng thời gian lưu trữ cũng như giúp cho việc truy cập thông tin nhanh chóng và hiệu quả mọi lúc mọi nơi.
Thẻ xanh thông hành (chứng nhận tiêm đủ 2 mũi vaccin Covid 19) dưới dạng QR code là một dạng số hoá mà bộ y tế áp dụng để quản lý và kiểm soát dịch bệnh trong tình hình bình thường mới hiện tại.
Hiện nay, chuyển đổi số đã và đang phát triển mạnh mẽ hơn bao giờ như một yêu cầu tất yếu cho bất kì doanh nghiệp ở qui mô nào, ngành nghề nào, quốc gia nào, kể cả đối với tổ chức nhà nước cũng như phi chính phủ. Đặc biệt trong bối cảnh dịch bệnh diễn biến khó lường như hiện nay, doanh nghiệp không chuyển đổi số được như cầm chắc trong tay bản án tử hình. Hơn cả một xu hướng, chuyển đổi số là sự tiến hoá, thích nghi với điều kiện mới mà giá trị cốt lõi là hướng đến con người.
2. Qui mô nào nên chuyển đổi số
Trước xu thế chuyển đổi của thế kỉ 21, một câu hỏi hàng đầu được đặt ra là qui mô kinh doanh kinh doanh nào thì chuyển đổi số hiệu quả? Chúng ta cùng xem xét từng qui mô.
Đối với qui mô doanh nghiệp siêu nhỏ (nhân sự dưới 10 người, vốn dưới 3 tỷ VNĐ) Chuyển đổi số ở qui mô này chủ yếu ở dạng số hoá vì bài toán chi phí cần tương ứng với hiệu quả kinh tế. Qui mô này có thể dùng các phần mềm và ứng dụng phổ biến: facebook, zalo, microsoft office, các công cụ của google: google calendar, google meeting, gmail và các phần mềm quản lí hàng hoá như kiot việt, giao hàng tiết kiệm… dường như cũng đủ để đáp ứng những nhu cầu phát sinh.
Với qui mô doanh nghiệp vừa và nhỏ (qui mô vừa: nhân sự dưới 100 người, vốn dưới 100 tỷ VNĐ và qui mô nhỏ: nhân sự dưới 50 người, vốn dưới 50 tỷ VNĐ) công cuộc số hoá không chỉ dừng lại ở nhu cầu cải thiện nhằm gia tăng hiệu quả, tối ưu hoá bằng kĩ thuật số nữa mà nó chạm đến bước tiến cao hơn là sáng tạo ra cách làm mới, mô hình kinh doanh mới. Đó là lúc định nghĩa chuyển đổi số (Digital Transformation) hình thành và phát triển.
Chuyển đổi số ở qui mô này là cần thiết khi mức độ bảo mật thông tin cần phải gia tăng,
không thể trò chuyện công việc qua những ứng dụng chat thông thường hoặc dùng email thì không thân thiện và tối ưu trong việc trao đổi thông tin. Nếu doanh nghiệp của bạn muốn gia tăng hiệu quả bán hàng, chuyển đổi số giúp thiết lập ngân hàng dữ liệu về hồ sơ khách hàng, công nghệ AI giúp đánh giá và đề xuất khi nào nên chăm sóc, khi nào nên bán chéo sẽ vừa tăng mức độ hài lòng của khách hàng, vừa tăng doanh số mà công việc bán hàng cũng trở nên thú vị hơn.
Chuyển đổi số đã và đang tạo ra những mô hình kinh doanh hoàn toàn mới với tên gọi doanh nghiệp số (digital bussiness) đang thống lĩnh thị trường như: Facebook, Amazon, Uber, AirBnb, Netflix. Đại đa số doanh nghiệp hiện tại đang ở bước quá độ bằng chuyển đổi số để có thể phát triển từ doanh nghiệp truyền thống đến gần nhất với doanh nghiệp số.
Còn với qui mô doanh nghiệp lớn với nhân sự 200, 500 hoặc thậm chí hàng ngàn người, kinh doanh không chỉ gói gọn trong một quốc gia mà vươn đến đa quốc gia, chuyển đổi số là câu chuyện sống còn của doanh nghiệp. Có thể nói nếu không có sự trợ giúp của kĩ thuật số thì khó lòng có thể phát triển ở tầm đó được.
Sự cồng kềnh về dữ liệu và độ trễ cũng như phức tạp của thông tin do khoảng cách địa lý, quốc gia, múi giờ, văn hoá địa phương…sẽ cần những công nghệ hàng đầu như: Bigdata (công nghệ xử lý dữ liệu lớn giúp tính toán những khối dữ liệu khổng lồ); Cloud (điện toán đám mây giải quyết câu chuyện về lưu trữ, tính toán, xử lý); Blog chain (công nghệ mã hoá thông tin dạng chuỗi, khối giải quyết câu chuyện về bảo mật và phân tán xử lý- phi tập trung); AI (trí tuệ nhân tạo xử lý bài toán về tự động hoá );…
Tóm lại, chuyển đổi số diễn ra ở mọi qui mô, quan trọng là biết cách chọn công nghệ phù hợp và triển khai một cách hiệu quả. Có thể nói chuyển đổi số là một hành trình lâu dài và phức tạp đòi hỏi sự thống nhất mindset của cả bộ máy đến một chiến lược được nghiên cứu kĩ càng và sự phối hợp nhịp nhàng của mỗi phòng ban, mỗi con người. Tiếp theo chúng ta cùng nhìn nhận những lưu ý khi chuyển đổi số.
3. Chìa khoá để chuyển đổi số thành công
Theo thống kê của Harvard Bussiness Review 2019, một thực tế khắc nghiệt rằng chỉ có 30% doanh nghiệp chuyển đổi số thành công. Vậy đứng trước xu thế bắt buộc phải chuyển đổi số của thế kỉ 21, doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để hành trình tiến hoá này thành công và hiệu quả bền vững. Tomaho đề xuất 3 yếu tố then chốt như sau:
3.1 Chiến lược rõ ràng và cụ thể trước khi bắt đầu
Doanh nghiệp là phóng chiếu ở qui mô lớn của con người. Bản thân chúng ta trước khi có thể định hướng phát triển cần phải hướng tâm vào bên trong để nhận thức rõ điểm mạnh, điểm yếu cũng như bản thân cần phải cải thiện ở đâu trước. Tương tự đối với doanh nghiệp. Việc nghiên cứu, rà soát lại toàn bộ bộ máy, cấu trúc là việc tiên quyết phải làm. Nếu tư duy và phương thức hoạt động hiện tại còn nhiều sai sót, chuyển đổi số không đúng cách sẽ phóng đại những sai sót đó trên diện rộng.
Một ví dụ đơn giản mà cũng là vấn đề điển hình mà các doanh nghiệp Việt Nam hay mắc phải là việc tập trung gia tăng doanh số trước khi tối ưu hoá bộ máy quản lý và vận hành. Việc gia tăng doanh số tương đương với gia tăng khách hàng, đồng nghĩa với gia tăng khối lượng công việc cho bộ máy vận hành, logistic. Hậu quả là tỉ lệ chi phí gia tăng cho vận hành và logistic lại cao hơn tỉ lệ gia tăng doanh thu. Cuối cùng thì tỉ lệ lợi nhuận thu về không tuyến tính với khối lượng công việc gia tăng.
Chuyển đổi số là câu chuyện dài hơi phân ra từng giai đoạn với những mục đích phù hợp chứ không phải để bắt trend khoe mẽ. Những công nghệ như AI, Cloud, Blogchain, Bigdata nghe rất thời thượng nhưng không có nghĩa doanh nghiệp của bạn phù hợp. Doanh nghiệp cần tập trung số hoá ưu tiên cho mục đích của giai đoạn phát triển hiện tại trước.
Câu chuyện chuyển đổi số của Tại Li&Fung (một doanh nghiệp của Hồng Kông về quản lý chuỗi cung ứng): Ban lãnh đạo của doanh nghiệp đã phát triển chiến lược 3 năm để phục vụ một thị trường mà đơn hàng trên ứng dụng trên điện thoại di động cũng quan trọng tương đương với lượng đơn ở các cửa hàng. Họ tập trung vào 3 khía cạnh: tốc độc, sự cải tiến và số hoá.
Cụ thể, Li&Fung đã tìm cách giảm thời gian sản xuất, tăng tốc độ tiếp cận thị trường và cải thiện hiệu quả sử dụng dữ liệu trong chuỗi cung ứng toàn cầu của mình. Sau khi mục tiêu cụ thể được xác định, công ty mới lựa chọn công cụ kĩ thuật số đáp ứng yêu cầu. Để tăng tốc độ tiếp cận thị, họ dùng công nghệ thiết kế ảo (virtual design technology), nó đã giúp họ cắt giảm 50% thời gian thiết kế, lên mẫu.
Li&Fung cũng giúp những nhà cung cấp của mình cài đặt một hệ thống theo dõi quản lý thời gian thực tế để tăng hiệu quả sản xuất. Đồng thời, họ như xây dựng Total Sourcing, một platform (nền tảng kĩ thuật số) tích hợp thông tin từ khách hàng và nhà cung cấp. Bộ phận tài chính cũng thực hiện một cách tiếp cận tương tự và đã tăng hiệu quả vốn lưu động thêm 200 triệu USD.
3.2 Phát triển năng lực cho đội ngũ hiện tại
McKinsey&Company, một công ty tư vấn quản lý quốc tế thuộc top đầu thế giới đã thực hiện khảo sát về chuyển đổi số và công bố 21 chìa khoá thành công trong công cuộc chuyển đổi số. Trong số đó có đến 3 chìa khoá liên quan đến năng lực nắm bắt kĩ thuật số của lực lượng lao động. Việc tìm kiếm nhân tài vừa có năng lực cập nhật những kiến thức về kĩ thuật số vừa hiểu biết sâu sắc về tình hình nội bộ công ty là hết sức quan trọng. Điều này đôi khi còn hiệu quả hơn việc tìm kiếm đội quân tư vấn bên ngoài.
Khả năng chuyển đổi số thành công cao gấp 3 lần khi một tổ chức đầu tư đúng mức vào “nhân tài kĩ thuật số”. Hiệu quả chuyển đổi số cũng cao hơn khi các tổ chức mở rộng qui mô lập kế hoạch phát triển nhân tài trong lực lượng lao động. Cụ thể 27% doanh nghiệp chuyển đổi số thành công thực hiện việc tuyển chọn những chuyên gia hoặc nhân tài đa chức năng ở qui mô toàn tập đoàn, tỉ lệ thành công cao gấp 2 lần những doanh nghiệp không thực hiện điều đó.
3.3 Giao tiếp thường xuyên và thống nhất
Trong nỗ lực thay đổi phương thức truyền thống bằng kĩ thuật số, một tâm lý mà các nhân viên dễ dàng mắc phải là nỗi sợ bị thay thế. Họ có thể vô thức hoặc có ý thức chống lại quá trình này nếu ban lãnh đạo không giúp họ nhận ra rằng chuyển đổi số là cơ hội để lực lượng lao động nâng cao chuyên môn để phù hợp với thị trường trong tương lai. Truyền thông một câu chuyện thay đổi là một ý tưởng không tồi giúp nhân viên hiểu tổ chức đang đi đến đâu, tại sao phải thay đổi và tầm quan trọng của những thay đổi.
Bên cạnh đó là việc kiểm tra, đánh giá, phản hồi, điều chỉnh cần phải thực hiện một cách nhanh chóng. Hệ thống phân quyền truyền thống sẽ cản trở tốc độ của điều này. Cách tốt nhất là tổ chức một nhóm tách biệt với toàn bộ tổ chức với cấu trúc phân quyền phẳng, tức là các thành viên có thể trực tiếp trao đổi với lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Quay lại câu chuyện chuyển đổi số ở Li&Fung, họ đã tạo ra 6 nhóm chức năng chéo, mỗi nhóm gồm các thành viên từ các phòng ban khác nhau ở Hồng Kông, Trung Quốc, Anh, Đức và Mỹ. Các nhóm này dẫn dắt các giai đoạn khác nhau của quá trình chuyển đổi số.
Do cấu trúc phân quyền phẳng, các thành viên có thể trình bày ý tưởng và nhận ý kiến đóng góp từ giám đốc kĩ thuật Ed Lam (CFO) và các đơn vị đứng đầu kinh doanh một cách nhanh chóng. Điều này cho phép nhóm thử nghiệm các ý tưởng mới về cách tích hợp dữ liệu cũng như phân tích, xử lý bằng rô bốt. Hơn nữa, vì các đề xuất mới đã được các nhân viên ở các phòng ban khác nhau ở những quốc gia khác nhau xem xét, nhóm có thể nhìn thấy trước các vấn đề trong quá trình thực hiện và giải quyết chúng trước khi áp dụng công nghệ mới vào toàn tổ chức.
4. Lựa chọn phần mềm nào để chuyển đổi số – Giải pháp phần mềm Tomaho khác biệt như thế nào?
Trước khi lựa chọn được công nghệ số hoá nào phù hợp với mục tiêu và mô hình kinh doanh của mình, doanh nghiệp cần nắm được 4 phân loại chính yếu của các phần mềm phục vụ cho quá trình chuyển đổi số:
Tool hay phần mềm công cụ là những phần mềm khá đơn giản, tiện ích được thiết kế nhằm mục đích hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể, không quá phức tạp của doanh nghiệp ví dụ scan chứng từ, soạn thảo văn bản, quản lý đơn hàng…Tính năng của tool là đơn lẻ, gói gọn cho mục đích của nó mà thôi.
Ví dụ : Excel, KiotViet là những tool phổ biến được thiết kế để tính toán dữ liệu và quản lý tồn kho, đơn hàng cho doanh nghiệp.
Many tool in one là phần mềm được tích hợp từ hai hay nhiều phân hệ. Các phân hệ này ít kết nối với nhau, thậm chí là không kết nối. Loại phần mềm này không được thiết kế riêng cho một doanh nghiệp cụ thể nào nên một số phân hệ có thể chưa sâu sát giải quyết được các vấn đề đặc thù của doanh nghiệp.
Phân hệ là một nhóm các tính năng, phục vụ cho một nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Ví dụ như phân hệ kế toán tài chính, phân hệ quản lý quan hệ khách hàng, phân hệ quản lí nhân sự.
Ví dụ: Amis là phần mềm dạng many tool in one tích hợp 4 phân hệ chính là: kế toán, bán hàng, quản trị nhân sự và quản trị sản xuất. Tuy nhiên phân hệ quản trị sản xuất không có đầy đủ tính năng đáp ứng những nhu cầu phức tạp trong khâu sản xuất của một doanh nghiệp chuyên sản xuất.
ERP (enterprise resource planning: hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một phần mềm đa chức năng, đa phân hệ được kết nối với nhau một cách thống nhất. Loại phần mềm này được thiết kế chuyên biệt cho một doanh nghiệp cụ thể nhằm giúp nhà quản trị có thể nắm được vừa toàn cảnh vừa chi tiết đến từng bộ phận của doanh nghiệp chỉ với một phần mềm duy nhất.
Với ERP tất cả các hoạt động của doanh nghiệp từ kinh doanh, tài chính kế toán, nhân sự, sản xuất, vận hành, chuỗi cung ứng đều được liên kết với nhau, thống nhất và truy xuất thông tin, báo cáo dễ dàng. Từ đó hoạt động quản trị trở nên hiệu quả và thuận tiện hơn rất nhiều.
Ưu điểm nổi trội này của ERP cũng chính là nhược điểm của loại phần mềm này. Chính vì sự phức tạp và chuyên biệt theo từng doanh nghiệp mà chi phí để doanh nghiệp sở hữu ERP là không nhỏ. Loại phần mềm này không dành cho số đông, chỉ những doanh nghiệp với qui mô và tiềm lực lớn mới có thể dùng và tận dụng hết các tính năng.
Platform (phần mềm nền tảng) là phần mềm được dùng làm cơ sở để các phần mềm khác được phát triển. Ngoài đặc tính đó, platform tạo nên một trung gian kết nối giá trị giữa người có nhu cầu và người có khả năng đáp ứng nhu cầu.
Ví dụ: Facebook là một platform về mạng xã hội tạo nền tảng để kết nối giữa user là những người có thông tin muốn kết nối và những nhà quảng cáo muốn tận dụng những thông tin kết nối đó. Những user ngoài việc sử dụng facebook như một kênh kết nối thông tin có thể tự thiết lập fanpage để bán hàng.
Doanh nghiệp sử dụng platform, ngoài việc có thể tạo được một phần mềm đa chức năng tương tự ERM mà còn có nơi để kết nối với những doanh nghiệp cùng lựa chọn platform đó.
Platform không thiết kế riêng cho một doanh nghiệp cụ thể nào nên chi phí của dạng phần mềm này tiết kiệm hơn ERP. Tuy nhiên platform vẫn có đủ công cụ và tính năng mà doanh nghiệp cần ở qui mô phát triển của mình. Khi qui mô doanh nghiệp có sự điều chỉnh tăng/ giảm thì hoàn toàn có thể gia tăng tính năng hoặc tinh gọn tính năng một cách tuỳ biến.
Hiện nay thị trường Việt Nam có không nhiều nhà cung cấp giải pháp phần mềm platform.
Kết luận
Như vậy, tuỳ vào chiến lược và nhu cầu cũng như ngân sách mà mỗi doanh nghiệp có những lựa chọn riêng cho mình những phần mềm chuyển đổi số phù hợp. Nhưng rõ ràng với những lợi thế về độ linh hoạt tuỳ biến, tiết kiệm chi phí cũng như thành phẩm hoàn toàn tương thích với doanh nghiệp của mình sẽ giúp các nhà quản trị rút ngắn thời gian ra quyết định. Platform là sự lựa chọn tối ưu mà Tomaho khuyến khích các doanh nghiệp nên dành thời gian nghiên cứu và đầu tư.
Tự hào rằng những giải pháp chuyển đổi số của mình cung cấp thuộc hệ sinh thái của phần mềm platform, Tomaho đề xuất giải pháp Tomwork cho những doanh nghiệp cần tối ưu hoá bộ máy vận hành, chuẩn hoá qui trình giúp cho việc quản trị doanh nghiệp đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và đề xuất giải pháp tối ưu và phù hợp nhất.
Nguồn:
- Chuyển đổi số không liên quan đến công nghệ | hbr.org
- Chìa khoá chuyển đối số thành công | mckinsey.com
- Wikipedia
Kim Nguyễn
