KẾ TOÁN CÔNG NỢ CÓ VAI TRÒ GÌ TRONG DOANH NGHIỆP

Kế toán là một phần không thể thiếu của doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận kế toán công nợ. Mặc dù không bao quát nhiều mảng rộng như kế toán tổng hợp, nhưng nó chiếm vị trí rất quan trọng của phòng kế toán.  Vậy bạn hiểu thế nào là kế toán công nợ?

Kế toán công nợ là gì?

Kế toán công nợ là bộ phận chịu trách nhiệm giám sát, thúc giực và giải quyết các khoản nợ phải thu và phải phải trả của công ty. Bộ phận này luôn phải đảm bảo công nợ trong doanh nghiệp chỉ tồn tại ở mức cho phép, tránh các tình trạng nợ tồn đọng, làm ảnh hưởng đến dòng tiền và phát triển tài chính của doanh nghiệp.

Tùy theo mô hình của doanh nghiệp mà kế toán tổng hợp có thể kiêm luôn kế toán công nợ, hoặc phân ra các bộ phận quản lý khác nhau. Đa phần các doanh nghiệp lớn đều có bộ phận kế toán công nợ riêng, chuyên quản lý về mảng này và chịu trách nhiệm hoàn toàn về tình hình công nợ của doanh nghiệp.

>> Tham khảo thêm:Phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp – TomWork

Vậy công việc cụ thể của kế toán công nợ là gì?

• Kiểm tra hợp đồng kinh tế, thêm mã khách hàng và nhà cung cấp, nhập mã hợp đồng.
• Xác nhận và đảm bảo tính chính xác hóa đơn bán hàng, chứng từ thanh toán.
• Thường xuyên kiểm tra bộ phận quản lý hợp đồng, teho dõi tình hình và khả năng thanh toán của khách hàng, bóc tách các khoản chi phí khách hàng thanh toán.
• In các khoản công nợ đã giải quyết và chưa giải quyết đối chiếu với kế toán tổng hợp theo từng tháng, quý, năm.
• Theo dõi các khoản nợ tồn động với các đối tác, báo cáo lãnh đạo các khoản nợ đến hạn và cần thanh toán.
• Đôn đốc, nhắc nợ, đòi nợ và thu nợ: Công nợ sắp đến hạn thì điện thoại báo trước vài ngày cho khách hàng; Nếu công nợ đến hạn nhưng chưa thu được thì điện thoại trực tiếp; Đối với công nợ đã quá hạn, kế toán công nợ có thể điện thoại hoặc đến trực tiếp đối tác để đòi nợ
• Kiểm tra, đối chiếu báo cáo công nợ và lập báo cáo công nợ đặc biệt, công nợ thanh toán.
• Theo dõi công nợ tạm ứng của cán bộ, công-nhân viên trong công ty.
• Lập báo cáo công nợ, báo cáo tình hình với lãnh đạo. Đề xuất giải pháp để thu hồi công nợ với cấp trên.
• …

Thu hồi công nợ hiệu quả

Để quy trình thu hồi công nợ đạt hiệu quả, bạn cần nắm được danh mục khách nợ, phân nhóm đối tượng khách nợ theo các tiêu chí khác nhau thuận tiện cho việc quản lý. Ví dụ như trong nhóm khách hàng phải thu, bạn có thể tiếp tục phân thành các nhóm nhỏ để dễ quản lý như nhóm khách hàng doanh nghiệp, nhóm khách hàng cá nhân; nhóm khách hàng doanh nghiệp tư nhân, nhóm khách hàng là những đơn vị hành chính nhà nước,… Đừng quên hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, giao dịch phát sinh, theo dõi thời hạn thanh toán để thu hồi nợ.

Đảm bảo lưu trữ thông tin chứng từ liên quan đến công nợ, cuối tháng đối chiếu công nợ và lập biên bản xác nhận giữa hai bên. Ngoài ra, những khoản nợ quá hạn, báo cáo lên cấp trên và đưa ra phương án giải quyết kịp thời.

Ứng dụng công nghệ vào công tác quản lý. Thời kỳ chuyển đổi số, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý kế toán nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu quá trình làm việc, quản lý số liệu, giảm bớt nhân sự, tiết kiệm thời gian và chi phí.  Phần mềm quản lý kế toán được ưa chuộng nhất hiện nay – TomAccounting, đem lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp

• Hỗ trợ theo dõi và nhập liệu chính xác thông tin hợp đồng, hóa đơn, khách hàng, đơn hàng, tình trạng thanh toán, hình thức thanh toán,…
• Tổng hợp công nợ phải thu theo từng khách hàng, nhân viên bán hàng, bộ phận bán hàng, thị trường.
• Quản lý công nợ theo từng hợp đồng và đơn hàng.
• Rà soát, tìm kiếm nhanh công nợ của từng khách hàng trong danh sách công nợ, xem chi tiết chứng từ của khách hàng cần tìm.
• Tự động đối trừ và bù trừ công nợ khách hàng khi cập nhật thông tin.
• …

>> Tham khảo thêm: Phần mềm trao đổi thông tin nội bộ TomChat

Những điều kế toán công nợ cần lưu ý

• Triển khai chặt chẽ các công tác thu hồi công nợ
• Trích lập dự phòng theo đúng pháp luật
• Đối chiếu công nợ đầy đủ
• Kiểm tra hạch toán mã các công nợ chi tiết
• Tiến hành đánh giá lại các khoản phải thu gốc ngoại tệ cuối kỳ

Công nợ và kế toán luôn tồn tại song song với doanh nghiệp, lựa chọn phương pháp quản lý kế toán  tốt sẽ giúp doanh nghiệp phát triển mạnh hơn. Trên đây là những chia sẻ của TomahoSoft về kế toán công nợ, hy vọng bài viết này sẽ đem lại nhiều kiến thức bổ ích cho bạn đọc.