Đại dịch COVID-19 đã ảnh hưởng sâu sắc tới tình hình kinh tế trên thế giới nói chung, toàn lãnh thổ Việt Nam nói riêng. Trước tình hình đó, các doanh nghiệp Việt Nam đã tìm đến phương án chuyển đổi hình thức quản lý và làm việc nhằm duy trì hoạt động. Hầu hết các doanh nghiệp trên cả nước đã áp dụng và dựa vào các phần mềm chat nội bộ doanh nghiệp để duy trì liên lạc với lực lượng lao động của họ.

Như vậy, câu hỏi được đặt ra là tầm quan trọng của những ứng dụng này là gì?

Phần mềm chat nội bộ doanh nghiệp đã xuất hiện và được ứng dụng từ rất sớm. Xuất phát từ những lợi ích mà các ứng dụng này đem lại, đặc biệt trong thời điểm bùng nổ đại dịch thì các ứng dụng này đã ngày càng được sử dụng phổ biến và rộng rãi. Phần mềm chat nội bộ doanh nghiệp đã và đang ngày càng khẳng định vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp Việt Nam với những lợi ích căn bản sau:

• Quản lý nhân viên hiệu quả

Trong tình hình dịch bệnh khó lường, nhân viên doanh nghiệp làm việc từ xa càng trở nên phổ biến, việc lựa chọn ứng dụng nhằm quản lý nhân viên nhằm tăng hiệu suất công việc trở nên ngày càng quan trọng.

• Lưu trữ hồ sơ tự động

Nhắn tin nhanh doanh nghiệp lưu lịch sử trò chuyện, hình ảnh, ghi âm, video và tài liệu. Đây đều là những thông tin quan trọng trong công ty.

• Cải thiện năng suất

Trước hết, nhắn tin nội bộ trong doanh nghiệp giúp tăng năng suất của người lao động bằng cách tăng cường khả năng giao tiếp và giúp họ kết nối dễ dàng hơn. Một hệ thống nhắn tin nhanh dành cho doanh nghiệp mạnh mẽ cung cấp cho mọi nhân viên một ứng dụng nhắn tin tức thì tại văn phòng hoặc máy trạm của họ.

Khi nhân viên của bạn có thắc mắc và cần được giải thích nhanh chóng, họ không cần phải gọi điện, để lại thư thoại hoặc gửi email và tiếp tục chờ trả lời. Nhắn tin nhanh là một cuộc trò chuyện tức thì, một kết nối trực tiếp với các nhân viên khác.

Ứng dụng chat nội bộ doanh nghiệp có thể hiển thị khi nhân viên ít bận hơn hoặc nếu ai đó vắng mặt tại bàn làm việc của họ; một tính năng khác cung cấp khả năng chia sẻ nội dung với đồng nghiệp. Bạn thậm chí có thể chia sẻ màn hình của mình, điều này cho phép người khác nhìn thấy màn hình của bạn hoặc một ứng dụng cụ thể. Điều này rất hữu ích khi làm việc cùng nhau trong một nhóm hoặc khi bạn cần trợ giúp về một thứ mà bạn đang thực hiện.

• Tính di động và khả năng tiếp cận

Một số hệ thống nhắn tin nhanh của doanh nghiệp cũng có tính năng di động, mang lại sự linh hoạt và khả năng tiếp cận cho những người làm việc rời văn phòng. Các phần mềm chat nội bộ doanh nghiệp khác nhau cho phép tin nhắn tức thời tồn tại trên nhiều nền tảng – nghĩa là nhân viên có thể truy cập hệ thống nhắn tin tức thời từ điện thoại di động cũng như văn phòng của họ và thậm chí từ một trang web. Vì vậy, ví dụ, nếu một khách hàng hoặc nhân viên bị giữ lại ở sân bay, họ có thể gửi tin nhắn tức thời nhanh chóng để giải quyết các câu hỏi hoặc thông báo cho người khác về sự chậm trễ của họ.

• Đối với khách hàng

Trong một số doanh nghiệp, nền tảng nhắn tin tức thời có thể được liên kết với nhau; người dùng có thể cập nhật trạng thái của mình một cách dễ dàng và cũng có thể gửi tin nhắn tức thì cho những người trong công ty của bạn, bao gồm cả khách hàng của bạn. Các ứng dụng dựa trên web cho phép khách hàng giao tiếp với các thành viên của bộ phận dịch vụ khách hàng thông qua các chương trình trò chuyện và hội nghị video. Điều này mang lại cho khách hàng của bạn cơ hội giải quyết các vấn đề ngay lập tức và cho phép dịch vụ khách hàng nhận được phản hồi nhanh chóng về các sản phẩm và dịch vụ.

Các phần mềm chat nội bộ doanh nghiệp phổ biến

Là một người dùng đã được trải nghiệm tương đối những phần mềm chat, cá nhân tôi sẽ đề cập tới một số những phần mềm chat nội bộ dành cho doanh nghiệp phổ biến, đồng thời sẽ phân tích những điểm mạnh và hạn chế giúp các doanh nghiệp có lựa chọn thích hợp cho đơn vị của mình.

Skype for Business

• Ưu điểm

– Ứng dụng này cho phép doanh nghiệp tạo nhóm chat với tối đa 250 nhân viên, đáp ứng đầy đủ nhu cầu thảo luận, ghi chú, đóng góp ý kiến cá nhân qua internet. Người sử dụng có thể giao tiếp bằng cách sử dụng tin nhắn tức thời (Instant Messages), voice over IP, truyền tệp, hội thảo web, thư thoại và email.

– Ứng dụng Skype for Business còn có khả năng tích hợp nâng cấp thành hệ thống hội nghị truyền hình chuyên dụng khi kết hợp cùng các thiết bị hỗ trợ ngoại vi như: các thiết bị hội nghị truyền hình tích hợp skype for business từ các hãng Polycom, Aver… hay kết hợp cùng camera Kato + micro – speaker Jabra.

• Nhược điểm

– Người dùng phải trả thêm tiền cho các tính năng bổ sung. Giá hiện tại dao động từ 2 USD đến 35 USD/tháng/người sử dụng. Các gói cước rẻ nhất sẽ không bao gồm tích hợp đầy đủ với Office 365 và phần mềm của ứng dụng này.

– Số lượng tham gia tối đa chỉ đạt được 250 người, vậy nên ứng dụng này chỉ phù hợp đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ.

– Khả năng xử lý âm thanh tương đối hạn chế. Khi họp với nhóm lớn đặc biệt là triển khai hội nghị phải dùng loa ngoài, micro hội nghị hay micro đa hướng, chất lượng âm thanh sẽ bị ảnh hưởng rõ rệt.

– Tính năng bảo mật được ghi nhận tương đối thấp. Cuộc gọi Skype được tổ chức bởi Server của Skype nên không đảm bảo về vấn đề an ninh, bảo mật cuộc họp, dữ liệu dễ dàng bị đánh cắp thông tin. Việc này sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp tới người sử dụng.

– Tính năng ổn định thấp. Ứng dụng cần kết nối tới server Skype để thực hiện cuộc họp. Nếu đường mạng quốc tế gặp sự cố, cuộc họp sẽ không thể thực hiện được.

– Ngoài ra, Skype for business là công cụ chat video sử dụng đường truyền Internet cho hầu hết các máy tính do đó khả năng nén (tốn nhiều tài nguyên của máy như CPU, RAM) rất hạn chế. Khi gọi chất lượng cao HD, Skype cần nhiều băng thông nên với đường truyền hạn chế và được dùng chung cho nhiều ứng dụng (email, web, youtube, facebook…) cho chất lượng không ổn định.

– Chất lượng hình ảnh không cao do ứng dụng chỉ hỗ trợ các webcam USB.

• Đánh giá: 3/5

Microsoft teams

• Ưu điểm

– Ưu điểm lớn nhất của phần mềm chính là khả năng đồng bộ với những ứng dụng văn phòng của Microsoft (Word, Excel, Power Point, Outlook). Nhờ thế, việc trao đổi thông tin, chia sẻ dữ liệu nhanh chóng và tiện lợi.

– Microsoft Team cũng có tính năng soạn thảo văn bản tốt để tạo các thông báo, ghi chủ hay từ điển wiki liên kết tài liệu với nhau.

– Có thể nói, Microsoft Team có các phần mềm trong hầu hết mọi lĩnh vực nên chỉ cần một ứng dụng duy nhất là bạn có thể dễ dàng chat nội bộ, làm việc nhóm. Ngoài ra, Team còn dễ dàng sử dụng được trên mọi thiết bị với tất cả các nền tảng như Windows, Mac, Android, iOS.

• Nhược điểm

– Số lượng kênh hạn chế Số lượng kênh được giới hạn tối đa 100 kênh mỗi nhóm. Nghĩa là nếu bạn vượt quá giới hạn này, bạn sẽ phải xóa một số kênh. Lưu ý rằng các tệp được chia sẻ vẫn còn trong trang SharePoint dưới dạng lưu trữ sao lưu.

– Khó chuyển đổi từ Outlook. Cách tốt nhất để chuyển đổi sang Teams là tất cả thành viên của nhóm trao đổi thông tin và thực hiện cộng tác hoàn toàn trên Teams và ngừng sử dụng Outlook cùng nhau (ngoại trừ giao tiếp bên ngoài). Tuy nhiên, do vẫn còn một số phụ thuộc bắt buộc vào Outlook trong Office 365, khiến điều này trở thành một thách thức.

– Ngoài ra, hiện tại, Teams không hỗ trợ lịch nhóm, vì vậy để xem lịch Nhóm, bạn phải chuyển sang Outlook.

– Cách sắp xếp thư mục, cây thư mục trong Team có phần khó hiểu và rắc rối. Tất cả dữ liệu tải lên các cuộc hội thoại được đổ vào thư mục gốc của kênh. Nếu bạn cố gắng sắp xếp các tệp và chuyển chúng vào các thư mục được đặt tên chính xác, liên kết tệp trong các cuộc hội thoại sẽ bị hỏng.

– Kế tiếp, một trong những lợi ích chính với Teams là nó giúp việc chia sẻ trở nên dễ dàng. Mọi người là thành viên của nhóm tự động có quyền truy cập vào tất cả các kênh và tất cả các tệp trong nhóm, cùng sổ ghi chép OneNote, v.v. Nhưng đôi khi bạn muốn phân biệt và thiết lập quyền truy cập với một số thành viên trong kênh, rất tiếc Teams chưa được bổ sung chức năng ấy.

Ví dụ, bạn thêm một nhà tư vấn vào nhóm để tiếp cận đến tất cả các dữ liệu trong nhóm. Hiện nay, bạn không thể đặt quyền ở cấp kênh trong Teams. Giải pháp khắc phục là tạo một Nhóm mới, nhưng sẽ rất mất công sao chép hoặc di chuyển toàn bộ dữ liệu.

– Sự linh hoạt hoàn toàn bị hạn chế tại ứng dụng này. Hiện tại, các khối xây dựng của nhóm không linh hoạt, bạn không thể di chuyển các kênh hoặc sao chép các nhóm. Điề này đôi khi dẫn đến lãng phí thời gian sao chép thủ công.

– Tính riêng tư của các nhóm chưa rõ ràng vì nhiều người có thể tham gia nhiều nhóm hoặc mời những người khác tham gia mà chưa có sự ràng buộc quyền hợp lý.

– Chi phí tương đối cao khi doanh nghiệp hoạt động với quy mô lớn. Mỗi người dùng phải chi trả khung dao động từ 2,5 USD đến 20 USD/tháng/người để có thể sử dụng tối đa tính năng. Đối với bản miễn phí thì có rất nhiều tính năng để hạn chế. Có thể thấy được đây là một hạn chế lớn đối với ứng dụng này.

• Đánh giá: 3,5/5

Bitrix24

Chức năng chính của ứng dụng này là tự động hoá các quy trình giao tiếp và quản lý trong doanh nghiệp, phù hợp với doanh nghiệp với quy mô từ nhỏ tới lớn.

• Ưu điểm

– Bitrix24 có sẵn bản web, và thiết bị di động cũng như máy tính bảng.

– Điểm nổi bật nhất của ứng dụng này là tính năng bản đồ tư duy cho phép người dùng giữ các mục tiêu và dễ dàng theo dõi, hoàn thành mục tiêu đúng thời hạn. Phân công công việc sẽ trở nên tiện lợi hơn đối với tính năng này.

– Các tuỳ chọn của ứng dụng cho phép tạo nhóm làm việc, thêm nhiệm vụ cá nhân, sử dụng lịch công ty để lên sự kiện, tạo và tổ chức một thư viện tài liệu.

– Thông tin bảo mật đã được bảo mật ở mức độ tương đối cao.

– Theo dõi các quy trình kinh doanh và tổ chức hoặc cải thiện cấu trúc công ty thông qua các công cụ quản lý.

• Nhược điểm

– Đây là một ứng dụng được đánh giá là khó sử dụng hàng đầu trong những ứng dụng chat nội bộ doanh nghiệp. Nhân viên toàn công ty cần phải được đào tạo chi tiết về các sử dụng, song vẫn có thể mắc nhiều lỗi trong quá trình sử dụng ứng dụng. Ở Việt Nam có rất ít tài liệu và nội dung hướng dẫn cụ thể, để có thể sử dụng nhuần nhuyễn thì cần nhờ đến sự trợ giúp của nhóm chuyên gia.

– Tốc độ load: Mặc dù khả năng xử lý automation được đánh giá nhanh và chíh xác, tuy nhiên do có khá nhiều tính năng nên rất thường xuyên lag và không load được trình duyệt.

– Chi phí rất đắt đỏ. Gói trả phí thấp nhất của ứng dụng là 49 USD cho 5 người sử dụng, gói đắt nhất lên tới 149 USD một tháng.

• Đánh giá: 4/5

TomChat

Cá nhân tôi khi được giới thiệu và được trải nghiệm thực tế công cụ quản lý công việc bằng ứng dụng Tomchat, cảm xúc đầu tiên của tôi là vô cùng tự hào. TomChat là một ứng dụng được xây dựng và phát triển hoàn toàn bởi người Việt Nam. Đây cũng là một ưu thế lớn của ứng dụng và lợi thế đối với người sử dụng, bởi việc hỗ trợ về sử dụng, trải nghiệm và điều chỉnh sẽ trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. Đội ngũ nhân viên của TomChat hoàn toàn nhiệt tình ngoài mong đợi của cá nhân tôi.

Bởi TomChat là một ứng dụng hoàn toàn do người Việt Nam phát hành nên tôi sẽ dành nhiều thời gian hơn để chia sẻ về ứng dụng này, và dĩ nhiên sẽ không khiến bất cứ ai cảm thấy thất vọng khi thật sự được trải nghiệm.

• Ưu điểm

– Ứng dụng hỗ trợ hoạt động trên các nền tảng Web App và Mobile App tương thích với hầu hết các hệ điều hành hiện nay. Điều này đồng nghĩa với việc là dù có cách ly ở bất cứ đâu thì chỉ với một chiếc điện thoại thông minh có thể kết nối internet thì người sử dụng đều có thể làm việc và kiểm soát công việc một cách hiệu quả.

– TomChat giúp tập trung trao đổi thông tin công việc nội bộ doanh nghiệp, tránh việc xáo trộn với thông tin đời sống cá nhân của nhân viên.

– Chat nhóm giúp quá trình tương tác và xử lý thông tin giữa đội ngũ nhân viên trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. TomChat cho phép tạo những nhóm và phòng ban chỉ bằng một thao tác đơn giản, đồng thời phân quyền rõ ràng trong nhóm chat nhằm kiểm soát chặt chẽ hơn đội ngũ nhân viên trong công ty. Tính năng này giúp phân chia rõ ràng quyền của các nhân viên trong công ty, giúp trưởng nhóm có thể kiểm soát nhóm chat một cách hiệu quả nhất. Đây cũng là một ưu điểm so với những ứng dụng đã liệt kê phía trên, khi các thao tác tạo lập của các ứng dụng khác đều tương đối phức tạp và rắc rối.

– Bên cạnh những tính năng thường thấy tương tự và cần thiết như những ứng dụng chat nội bộ cho doanh nghiệp khác như gửi và tải tệp tin, hình ảnh nội bộ, TomChat còn tích hợp thêm những bộ sticker dễ thương trong chatbox.

Đây là một tính năng thể hiện sự tinh tế của đội ngũ xây dựng phần mềm, việc sử dụng sticker trong quá trình trao đổi thông tin giữa các nhân viên có thể giúp việc trao đổi giữa nhân viên trong công ty trở nên thú vị hơn, tăng sự thân thiện và giảm bớt không khí căng thẳng trong công việc. Đây cũng là một điểm nhấn giúp năng suất công việc được cải thiện.

Có thể thấy, ngay trong định hướng xây dựng ứng dụng, đội ngũ TomChat đã rất quan tâm đến không gian làm việc và trải nghiệm đối với khách hàng/nhóm khách hàng sử dụng, một không gian vừa đảm bảo hiệu suất công việc đối với doanh nghiệp, vừa đem đến sự thoải mái đối với nhân viên, đặc biệt là trong thời kỳ dịch bệnh hiện nay.

– Tính năng truy vấn lịch sử vĩnh viễn, hỗ trợ tra cứu được mọi thông tin đã phát trong lịch sử trò chuyện. Các tập tin, hình ảnh dễ dàng có thể tìm kiếm lại dễ dàng, cùng với đó ứng dụng cũng hỗ trợ tổng hợp sắp xếp các tài liệu trong lịch sử một cách khoa học kèm thời gian chia sẻ cho người dùng.

– Đồng thời, TomChat cho phép cập nhật đầy đủ thông tin của mọi cá nhân như ảnh đại diện, email, số điện thoại giúp tăng sự nhận diện. Điều này cũng giúp liên kết gần hơn với các nhân sự trong công ty trong thời buổi dịch bệnh như hiện nay, các nhân viên thậm chí không thể gặp mặt nhau trong một thời gian dài.

– Tính bảo mật được củng cố và tăng cường liên tục. Đây cũng là một trong những mối quan tâm hàng đầu và là tiêu chí được tập trung đẩy mạnh ngay từ những ngày đầu phát triển hệ thống. Sự đảm bảo từ phía nhà cung cấp sẽ giúp đem lại sự yên tâm cho khách hàng, tăng tính trải nghiệm đối với người dùng.

– Chi phí sử dụng thấp. Đây là một mối quan tâm đặc biệt đối với bất cứ doanh nghiệp nào dù quy mô nhỏ hay lớn. Và hiển nhiên, điều này không còn là mối lo lắng khi sử dụng TomChat.

Ngoài ra, TomChat còn được biết tới là một mảnh ghép trong toàn hệ sinh thái làm việc của Tomaho, bao gồm: TomWork – ứng dụng hỗ trợ quản lý công việc, TomHR – ứng dụng quản lý nhân sự và TomAccounting – ứng dụng quản lý tài chính. Việc liên kết giữa các phân hệ trong hệ sinh thái Tomaho sẽ giúp cho nguồn thông tin được xuyên suốt.

• Nhược điểm

Có vẻ như là một ứng dụng sinh sau đẻ muộn, đi tắt đón đầu nên TomChat hầu như đã kế thừa hết được những ưu điểm của các ứng dụng chat nội bộ hiện hành, đồng thời khắc phục được hầu hết hạn chế của những phần mềm khác.

Nhược điểm duy nhất mà tôi cảm nhận được trong thời gian trải nghiệm quản lý công việc bằng công cụ chat là việc chậm load khi lượng cơ sở dữ liệu quá lớn. Thực tế vào thời điểm hiện tại, hầu như không có bất cứ ứng dụng nào có thể khắc phục hoàn toàn được nhược điểm này. Song, cá nhân tôi không cho rằng đây là một nhược điểm quá lớn với một ứng dụng được tích hợp hoàn hảo như TomChat.

• Đánh giá: 5/5

Trước diễn biến phức tạp của tình hình dịch bệnh trong nước và trên thế giới, phần mềm chat nội bộ cho doanh nghiệp càng trở nên quan trọng với bất cứ doanh nghiệp hiện hành nào. Trên đây là những đánh giá mang tính khách quan dựa trên sự trải nghiệm thực tế đối với ứng dụng chat nội bộ doanh nghiệp. Với cá nhân tôi đánh giá cao ứng dụng TomChat, có thể nói TomChat đang đứng đầu trong top những ứng dụng chat, quản lý nội bộ doanh nghiệp dựa trên những tiêu chí về chất lượng, giá cả và phản hồi người dùng.