Theo một nghiên cứu gần đây cho thấy 70% doanh nghiệp sẽ bị trì trệ nếu chưa áp dụng phần mềm HRM vào trong quản trị nhân sự. Hiện nay, quản trị nhân sự đang là vấn đề đau đầu mà các doanh nghiệp gặp phải. Sử dụng những phương pháp thủ công dẫn đến kiểm soát nhân sự gặp nhiều vất vả khó khăn, đặc biệt là những doanh nghiệp có quy mô lớn. Để khắc phục được tình trạng này, các doanh nghiệp bắt đầu ứng dụng phần mềm HRM vào quá trình quản trị vì những hữu ích mà phần mềm mang lại. Vậy phần mềm HRM là gì? Tính năng ra sao? Tại bài viết này, Tomahosoft chỉ ra những lợi ích tuyệt vời mà HRM mang lại.
- HRM là gì?
HRM là viết tắt của Human Resource Management là phần mềm quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Cụ thể là ứng dụng công nghệ vào quản trị nhân sự toàn diện từ quản lý hồ sơ, tuyển dụng, chấm công, tính lương, đào tạo, bảo hiểm hiểm y tế, bảo hiểm xã hội,… một cách nhanh chóng, chính xác, thuận tiện. Giúp nhân sự tiết kiệm thời gian. Thông qua đó ban lãnh đạo doanh nghiệp cũng nắm được tình hình nhân sự hiện tại của doanh nghiệp và có những phương án triển khai dự án phù hợp.
- Chức năng của phần mềm HRM
Để doanh nghiệp hoạt động được tốt hơn nên các phần mềm HRM đã ra đời để giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn mà quản trị nhân sự đang gặp phải. Những tính năng mà HRM mang lại sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quá trình quản trị doanh nghiệp đó là:
a. Quản lý hệ thống nhân sự đầy đủ
Phần mềm HRM giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề lưu trữ hồ sơ, thông tin sơ yếu lý lịch, hợp đồng, bảo hiểm, thông tin của nhân viên một cách toàn vẹn,… Quản ý những vấn đề kinh nghiệm, năng lực, thành tích của nhân sự trong doanh nghiệp.
b. Tạo ra quy trình tuyển dụng thông minh, nhạy bén
Phần mềm là cánh tay hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp tuyển dụng từ những bước đơn giản như tạo đơn đề xuất tuyển dụng trên hệ thống rồi sàng lọc hồ sơ ứng viên phù hợp. Bên cạnh đó có thể kết nối với những website tuyển dụng để tìm những ứng viên phù hợp.
c. Quản lý, đánh giá, xếp hạng nhân viên
Doanh nghiệp có thể quản lý, đánh giá, xếp hạng nhân sự qua phần mềm HRM. Người dùng cài đặt, thiết lập theo đầu mục công việc, quá trình đạo tạo, kết quả KPI để có những quyết định phù hợp đối với từng nhân sự
d. Quản lý chấm công, tính lương chính xác
Sẽ thấy phiền phức khi đến tháng là bộ phận nhân sự lại làm một công việc nhàm chán là ngồi lại tính lương cho từng người một. Còn chưa nói đến tính thủ công dễ gặp trường hợp tính sai lương.
Khi sử dụng HRM thì việc đó đã được giải quyết nhanh chóng. Phần mềm kết nối với máy chấm công để nhận dữ liệu hằng ngày. Thiết lập ca làm, lịch nghỉ,… và làm bảng chấm công cho từng bộ phận phù hợp.
Căn cứ bàng bảng chấm công phần mềm sẽ tự động tính ra bảng lương. Và tự động trừ đi những ngày nghỉ phép, đi muộn, tính thuế thu nhập hoặc là lương tạm ứng và cũng tự động gửi phiếu lương cho từng nhân viên.
Với những tính năng tưởng chừng đơn giản như vậy những đã giúp bộ phận nhân sự giảm được đáng kể thời gian để làm những công việc khác giúp tối ưu được quy trình làm việc.
e. Phần mềm HRM giúp báo cáo tình hình nhân sự
Dựa vào những yếu tố mà phần mềm HRM đưa ra các đánh giá theo cài đặt, ban lãnh đạo căn cứ vào đó để đánh giá năng lực của từng nhân sự và giám sát được tình hình nhân sự của doanh nghiệp một cách trực quan.
- Ưu điểm vượt trội doanh nghiệp sử dụng phần mềm HRM so với phương pháp thủ công
Doanh nghiệp sẽ gặp rắc rối lớn nếu có hàng nghìn, thậm chí là hàng triệu nhân viên mà phòng nhân sự vẫn quản lý theo phong cách truyền thống, giấy tờ xếp chồng chất và khó mà đảm bảo được chất lượng công việc. Việc sử dụng HRM sẽ giúp bộ phận nhân sự đảm bảo chất lượng công việc. Giải quyết nhanh chóng, chính xác, hiệu quả vượt trội hơn phương pháp quản lý thủ công.
Một doanh nghiệp hiện đại áp dụng công nghệ vào quản trị sẽ vượt trội, tối ưu hơn hẳn so với những doanh nghiệp đang sử dụng phương pháp quản lý truyền thống. Doanh nghiệp hiện đại sẽ đạt được những kết quả tuyệt vời khi sử dụng phần mềm HRM vào quá trình quản trị.
a. Cải thiện năng suất và chất lượng nhân sự
Những công việc mất nhiều thời gian trong quá trình quản trị nhân sự điển hình là chấm công, tính lương, giấy tờ liên quan thì hiện nay đã được HRM giải quyết triệt để. Đây là một lời thế để bộ phận nhân sự tập trung vào việc tìm những giải pháp tối ưu, nâng cao hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
b. Giảm thiểu chi phí doanh nghiệp
Sử dụng phần mềm HRM vào quá trình quản trị nhân sự sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí cho những đống giấy tờ, hồ sơ, in ấn…. Và có thể tối ưu về mặt nhân sự khi có công nghệ hỗ trợ công việc.
c. Tăng hiệu quả trong quá trình quản trị nhân sự
Hiệu quả công việc được thấy rõ nhất khi ban lãnh đạo nhìn thấy đầu việc mà nhân viên đã làm để biết họ đáp ứng được yêu cầu công việc không? (Hoặc nhìn bảng KPI). Từ những điều đó có thể đưa ra những giải pháp quản trị tối ưu hơn cho doanh nghiệp.
d. Giảm thiểu những rủi ro
Doanh nghiệp thường lo lắng vấn đề giấy tờ, hợp đồng những chính sách liên quan. Nếu những hồ sơ đó bị mất mát sẽ gây ra thiệt hại vô cùng lớn. Nên khi lưu trữ thông tin trên phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp lưu trữ những tài liệu quan trọng một cách an toàn mà không lo bị thất lạc và cũng đảm bảo tính bảo mật.
- Mua phần mềm HRM ở đâu hiệu quả với chi phí hợp lý, tối ưu quá trình quản trị nhân sự?
Để đáp ứng được những nhu cầu của thị trường hiện nay đã có rất nhiều phần mềm quản trị nhân sự HRM ra đời. Nhưng cũng không phải phần mềm nào đáp ứng được nhiều yếu tố mà doanh nghiệp cần.
Lựa chọn được phần mềm phù hợp để quản trị doanh nghiệp cần căn cứ vào thực trạng hiện tại của doanh nghiệp và vấn đề đang gặp phải, số lượng nhân sự và chi phí.
Đa số doanh nghiệp Việt là vừa và nhỏ, có những đặc thù riêng trong phong cách làm việc, văn hóa nên cần sử dụng những phần mềm HRM phù hợp.
Tại bài viết gợi ý đến ứng dụng TomHR – quản trị nhân sự cho doanh nghiệp tiên phong trong quá trình chuyển đổi số.
Ngoài những tính năng cơ bản của phần mềm quản trị nhân sự như đánh giá năng lực, chấm công, tiền lương, TomHR còn có ưu điểm vượt trội như sau:
- Số hóa toàn bộ hệ thống doanh nghiệp, tự động cập nhật vào bảng chấm công sau khi được duyệt
- Kết nối với các phân hệ khác để liên kết dữ liệu tính toán bảng lương nhanh cho nhân viên, tiết kiệm 80% thời gian tính lương.
- Kết nối với ngân hàng để thực hiện trả lương nhanh chóng, không phải ra ngân hàng xếp hàng làm thủ tục….
TomHR nằm trong hệ sinh thái Tomahosoft có tính năng mở rộng thêm nhiều phân hệ phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp từng thời điểm để đáp ứng nhu cầu hiện tại cũng như tương lai nữa. Nên sẽ giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa mọi thông tin trên một hệ thống nhanh chóng truy xuất lại dữ liệu khi cần.
Hiện nay Tomahosoft đang có dịch vụ trải nghiệm dành cho các doanh nghiệp. Bạn có tể tham khảo trực tiếp tại đây: Hoặc liên hệ hotline:
Với những gì mà phần mềm HRM đang mang lại cho doanh nghiệp hiện nay đã tạo ra sự hiệu quả, chính xác và mang lại nhiều giá trị tuyệt vời. Chắc chắn rằng trong một tương lai không xa, khi những chủ doanh nghiệp đã nhận ra được những lợi ích mà phần mềm HRM mang lại giúp vượt xa những phương pháp quản lý thủ công truyền thống sẽ tin tưởng sử dụng.
