1. Phân giao công việc bằng công cụ quản lý là gì?

Phân giao công việc là gì?

Phân giao công việc được định nghĩa là quá trình xử lý toàn bộ vòng đời của một nhiệm vụ, ngay từ khi lập kế hoạch, theo dõi đến khi thực hiện. Nó giúp các phòng ban theo dõi nhiệm vụ ngay từ đầu, thiết lập thời hạn, ưu tiên nhiệm vụ và giao chúng cho đúng người. Nó đảm bảo các dự án của tổ chức, doanh nghiệp đi đúng hướng và hoàn thành đúng thời hạn.

Phân giao công việc, một phần của quản lý dự án là một ý tưởng khá đơn giản. Đó là cách bạn chia các dự án phức tạp thành các nhiệm vụ đơn giản, nhỏ gọn để việc quản lý công việc trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Các dự án có ngày bắt đầu và ngày kết thúc rõ ràng và có các mốc quan trọng ở giữa để biết bạn sắp hoàn thành đến đâu. Chúng là những hành động cần được thực hiện theo tiến độ của dự án. Họ tạo ra một quy trình liên tục tạo thành một phần công việc hàng ngày của bạn.

Quản lý công việc tập trung vào việc tổ chức các nhiệm vụ (có thể trải dài trên nhiều dự án), sắp xếp thứ tự ưu tiên, đặt thời hạn và ủy quyền nhiệm vụ.

Phân giao công việc thông qua công cụ quản lý

Quản lý nhiệm vụ là nơi mọi nhiệm vụ được lên lịch và quản lý bằng cách sử dụng các chi tiết và thời hạn để thực hiện các dự án đúng thời hạn.

Quản lý tác vụ không phức tạp như bạn tưởng. Đó chỉ là một cách lập kế hoạch ưa thích về cách xử lý các nhiệm vụ từ thời điểm bạn đưa chúng vào lịch trình cho đến khi chúng hoàn thành. Chúng ta đang nói về việc thiết lập thời hạn, cộng tác với các thành viên trong nhóm và tạo lịch trình dự án cho phép bạn và nhóm của bạn làm việc hiệu quả nhất có thể.

Điều gây trở ngại là số lượng doanh nghiệp vẫn chưa có quy trình để tổ chức và hoàn thành các nhiệm vụ trong quy trình của họ. Cuộc khảo sát về Quản lý dự án toàn cầu năm 2017 của PMI cho thấy 37% lãnh đạo điều hành thừa nhận nguyên nhân lớn nhất của các dự án thất bại là do thiếu các mục tiêu được xác định rõ ràng và kỷ luật khi thực hiện chiến lược.

Nói cách khác là lập kế hoạch chưa đủ tốt.

2. Lợi ích của việc phân giao công việc theo quy trình thông qua công cụ quản lý

Không có phân công công việc, người yêu cầu phải biết công việc thuộc về ai và giao công việc đó cho họ theo cách thủ công. Điều này dẫn đến việc điền vào các biểu mẫu mất nhiều thời gian hơn và nó làm tăng nguy cơ giao công việc cho sai người.

Nếu bạn có một công ty lớn hoặc nhân viên mới, họ có thể không biết ai là người chịu trách nhiệm cho từng loại công việc. Một nhiệm vụ có thể không đến đúng người hoặc có thể bị mắc kẹt trong một bước nhất định của quy trình nếu nó không được giao cho đúng người một cách thích hợp vào đúng thời điểm.

Nếu các nhiệm vụ không được giám sát và quản lý chặt chẽ, đôi khi một yêu cầu có thể nằm đó hàng tuần mà không có chuyển động do không rõ ai chịu trách nhiệm về nó. Khi công việc được giao cho người không chính xác, thời gian sẽ bị mất khi định tuyến lại công việc đó. Những sự chậm trễ này thậm chí có thể khiến thời hạn bị bỏ lỡ hoặc công việc không hoàn thành.

Có khả năng tự động định tuyến các yêu cầu đến người thích hợp dựa trên chi tiết dự án có thể giải quyết tất cả các vấn đề này. Ngoài ra, việc gắn các trạng thái quy trình làm việc nhất định cho các thành viên nhất định trong nhóm đảm bảo rằng các nhiệm vụ sẽ tự động được chuyển đến đúng người ngay khi họ sẵn sàng cho họ.

Các công cụ quản lý tác vụ là một nguồn lực hiệu quả cho các nhóm, nhưng cũng có thể được sử dụng bởi các cá nhân. Các công cụ quản lý tác vụ giúp người dùng cuối làm việc thông minh hơn, làm được nhiều việc hơn và thành công hơn.

Khi được áp dụng đúng cách, các công cụ quản lý tác vụ có thể:

• Quản lý và sắp xếp khối lượng công việc: Biết những gì bạn phải làm và những hạng mục nào được ưu tiên. Chỉ định và thực hiện.
• Tăng hiệu quả và sản xuất: Sử dụng một lượng tài nguyên và thời gian tối ưu cho một nhiệm vụ tương đương với các vòng quay nhỏ hơn trong chu kỳ sản xuất.
• Cải thiện chất lượng công việc: Chất lượng không bao giờ bị hy sinh cho tốc độ sản xuất khi các nhiệm vụ được tổ chức và thông tin được sử dụng một cách chính xác.
• Thúc đẩy sự hợp tác: Các nhóm làm việc tốt hơn khi có sự hiểu biết chung về những việc cần phải làm và các ý tưởng được truyền đạt dễ dàng thông qua hệ thống quản lý tác vụ trực quan.
• Giảm lãng phí: Loại bỏ thời gian dành cho việc nghĩ xem phải làm gì tiếp theo hoặc làm lại các công việc chưa được hoàn thành chính xác trong lần thử đầu tiên.
• Đáp ứng thời hạn: Với một hệ thống quản lý công việc có tổ chức, bạn và nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn, biến những thời hạn bị bỏ lỡ trở thành dĩ vãng.

Như vậy, rõ ràng có thể nhận định được tầm quan trọng của việc phân giao công việc theo quy trình thông qua công cụ quản lý đặc biệt trong thời gian giãn cách xã hội trên toàn quốc. Việc thực hiện công việc dựa trên ứng dụng quản lý sẽ hỗ trợ thúc đẩy hiệu suất công việc ngay cả khi toàn thể nhân viên đang làm việc tại nhà.

3. TomWork – Giải pháp quản lý quy trình làm việc hiệu quả

Trước tác động của dịch COVID-19, các tổ chức, doanh nghiệp buộc phải tuân thủ quy định giãn cách xã hội nhằm phòng, chống dịch hiệu quả. Việc dừng vận hành hoạt động kinh doanh, sản xuất, quản lý sẽ khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn, nguy hại hơn thậm chí có thể dẫn tới bờ vực phá sản. Thực tế cho thấy, bằng cách kịp thời ứng dụng các nền tảng công nghệ số trong quản trị, nhiều doanh nghiệp vẫn có thể duy trì hoạt động vận hành, hạn chế những tác động tiêu cực của dịch bệnh đem lại.

Tomaho Soft là phần mềm quản trị doanh nghiệp hàng đầu được ưa chuộng nhất Việt Nam, được tích hợp đa dạng những tính năng nghiệp vụ cần thiết, nền tảng công nghệ hoàn chỉnh chất lượng cao đáp ứng đầy đủ những nhu cầu cần thiết của doanh nghiệp.

Tomaho work là phần mềm quản lý quy trình làm việc được xây dựng bởi đội ngũ Tomaho. Trên thực tế, TomWork là một phần mềm được sinh sau đẻ muộn so với những ứng dụng phổ biến hiện nay, vì vậy ứng dụng đã hoàn toàn khắc phục được những nhược điểm của những ứng dụng trước đó, và phát huy hết những tính năng cần có của một ứng dụng quản lý quy trình làm việc.

Như đã giải thích ở trên, phần mềm quản lý công việc được sử dụng để quản lý các công việc của bạn, trợ giúp ước tính và lập lịch trình, theo dõi sự phụ thuộc, tài nguyên và các mốc quan trọng và giúp bạn đưa ra quyết định khi cần thay đổi mức độ ưu tiên.

Từ việc quản lý danh sách việc cần làm đơn giản đến giúp các nhóm làm việc và cộng tác tốt hơn, có nhiều loại phần mềm quản lý công việc khác nhau và điều quan trọng là phải hiểu nhu cầu của bạn là gì để đảm bảo rằng bạn thực sự nhận được một công cụ sẽ cải thiện năng suất của bạn hơn là hơn là tạo ra nhiều công việc mà nó tiết kiệm được!

Phân công công việc

Tính năng phân công công việc trong phần mềm quản lý dự án cho phép giao công việc cho người thích hợp trong nhóm dự án. Cho dù đó là tạo một dự án mới hay thêm một nhiệm vụ mới, công việc cần được chỉ định cho một tài nguyên để nó được thực thi.

Rốt cuộc, nếu công việc không được giao cho ai đó, thì không ai biết ai chịu trách nhiệm đảm bảo nó hoàn thành. Thay vì dựa vào việc mọi người biết ai chịu trách nhiệm về việc gì và chuyển nó cho đúng người vào đúng thời điểm, bạn có thể lưu trữ tất cả thông tin đó bên trong phần mềm quản lý dự án của mình.

Tính năng phân công công việc có thể được sử dụng cho các yêu cầu mới bằng cách sử dụng biểu mẫu yêu cầu động. Nó cũng có thể được sử dụng cho quy trình công việc bằng tính năng tự động gán. Giờ đây, khách hàng có thể tự động chỉ định các giai đoạn của quy trình làm việc và khi Nhiệm vụ đi vào từng giai đoạn, những người được giao mới sẽ được thêm vào và tự động cảnh báo rằng họ có thể bắt đầu công việc của mình.

Phương pháp này giúp các nhóm phân phối nhanh hơn bằng cách loại bỏ tất cả thời gian chờ đợi và ngăn chặn việc làm lại vì các hạng mục không được chỉ định cho đến khi các yêu cầu và giai đoạn trước hoàn thành. Thay vào đó, họ có thể tập trung vào các ưu tiên hiện tại, tối ưu hóa tốc độ và chất lượng, giảm thời gian ‘chuyển đổi nhiệm vụ’ và giảm căng thẳng.

Đây là cách Tomwork hoạt động.

Cách hoạt động của quy trình công việc được giao tự động

Các quy trình công việc được giao tự động sẽ tự động phân công công việc cho các thành viên trong nhóm khi nó sẵn sàng để họ bắt đầu. Chức năng này cho phép người dùng tự động gán các giai đoạn của quy trình làm việc. Khi các nhiệm vụ bước vào từng giai đoạn, những người được giao mới sẽ được thêm vào và tự động được cảnh báo để bắt đầu công việc của họ. Ví dụ: tính năng phân công công việc sẽ cho phép bạn tự động giao công việc cho người biên tập ngay sau khi nó được chuyển sang giai đoạn “đánh giá nội dung”.

Cách tiếp cận tự động phân công này cũng giúp các nhóm phân phối nhanh hơn bằng cách ngăn chặn việc làm lại vì các nhiệm vụ sẽ không được giao cho đến khi các yêu cầu và giai đoạn trước hoàn thành. Thêm vào đó, nó làm giảm số lượng nhiệm vụ hiển thị cho mỗi nhân viên, cho phép họ tập trung tốt hơn vào các ưu tiên hiện tại.

Các thành viên trong nhóm không thể truy cập một nhiệm vụ cho đến khi nó được giao cho họ. Bằng cách giảm khối lượng công việc được giao trong hệ thống, bạn có thể tối ưu hóa tốc độ và chất lượng, giảm đa nhiệm và giảm căng thẳng cho nhân viên.

Ngoài ra, với tư cách là người quản lý dự án, bạn không cần phải nhớ chỉ dẫn cho mọi người trước khi đến lúc bắt đầu công việc tiếp theo. Hệ thống sẽ tự động thông báo cho mọi người biết để bạn không mất thời gian cố gắng liên hệ với mọi người và bạn không cần phải quản lý vi mô tiến trình của họ.

Các quy trình công việc được gán tự động cũng có thể hữu ích cho các dự án lớn hơn có các giai đoạn riêng biệt với các cổng giai đoạn. Sử dụng cách tiếp cận này, giai đoạn tiếp theo thường không được chấp thuận để bắt đầu cho đến khi cổng đã được phê duyệt thành công. Tính năng tự động gán quy trình công việc cho phép bạn liên kết công việc với các giai đoạn này để mọi người không vô tình bắt đầu nhiệm vụ trước khi nhận được phê duyệt. Hệ thống cũng linh hoạt cho phép thêm, loại bỏ những trường dữ liệu theo đặc thù công việc của từng quy trình làm việc, khai thác hiệu quả hiệu suất làm việc của từng cá nhân. Tính năng này cho phép tuỳ biến thêm trường dữ liệu, hỗ trợ cập nhật đầy đủ thông tin cần thiết của từng nhiệm vụ nhằm đáp ứng yêu cầu cần thiết trongg mỗi quy trình làm việc riêng biệt. Tính năng giúp giao việc dễ dàng hơn với các thao tác đơn giản, thông báo cho người nhận việc kịp thời, các cá nhân phối hợp một cách khoa học và hiệu quả. Ngoài ra, hệ thống cũng bổ sung tính năng thống kê các nhiệm vụ, công việc cần làm trong từng giai đoạn cụ thể và tự động giao việc theo thiết lập nhằm giúp từng cá nhân nắm bắt công việc cần thực hiện, nâng cao hiệu quả công việc.

Để sử dụng quy trình công việc được chỉ định tự động, bạn chỉ cần xác định từng giai đoạn của quy trình công việc tổng thể của mình và chỉ định từng giai đoạn quy trình công việc cho các thành viên trong nhóm. Sau đó, hệ thống sẽ tự động gửi cảnh báo “Bắt đầu công việc tiếp theo” đến những người được giao khi các phần phụ thuộc trước đó đã được hoàn thành và họ có thể bắt đầu công việc của mình.

Tính năng quản lý quy trình vận hành của doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất.

Các quy trình thủ côngg trên giấy tờ hiện nay đã được chuyển giao qua công nghệ tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp kể cả khi phải làm việc từ xa, đồng thời tối ưu hoá thời gian giao nhận công việc giữa các cá nhân, thiết kế quy trình quản lý công việc giữa phòng ban. Ứng dụng cho phép tạo lập quy trình làm việc riêng với đầy đủ các khâu theo tính chất công việc của phòng ban. Đồng thời, Tomaho work cũng hỗ trợ trong việc thiết lập trên mỗi quy trình làm việc nhằm đưa ra các lựa chọn cho người dùng để phù hợp với đặc thù công việc. Ngoài ra, ứng dụng cũng cho phép phân quyền xem, chỉnh sửa, cập nhật nhiệm vụ cụ thể đối với từng nhân viên khi tham gia bất cứ quy trình nào của phòng ban.

Dưới đây là một số mẹo bổ sung về cách sử dụng quy trình công việc được chỉ định tự động:

• Sử dụng các mốc thời gian linh hoạt: Các phân công công việc được thực hiện theo giai đoạn hoặc hoàn thành giai đoạn, không phải theo ngày bắt đầu. Do đó, các nhiệm vụ của bạn phải có ngày tháng linh hoạt. Nếu không, mọi người có thể được giao nhiệm vụ sẵn sàng thực hiện và không bắt đầu vì chưa đến ngày bắt đầu.

Với các mốc thời gian linh hoạt, bạn có thể sắp xếp thời gian thực hiện công việc ngay trước khi công việc cần bắt đầu, sau đó trao quyền cho nhóm của bạn tự quản lý và bắt đầu phân công khi họ đến. Điều này có nghĩa là công việc có thể bắt đầu sớm, nếu tất cả các công việc trước đó đã hoàn thành, cho phép bạn di chuyển trước thời hạn và loại bỏ thời gian nhàn rỗi.

• Sử dụng trạng thái cố định: Với trạng thái cố định, khi người dùng thay đổi trạng thái của nhiệm vụ, họ chỉ có thể chọn từ một số trạng thái được chỉ định trước. Quản trị viên xác định trạng thái nào nên có các trạng thái theo dõi được xác định trước và họ chọn trạng thái tiếp theo là gì.

Ví dụ: nếu một nhiệm vụ là “Đang xử lý”, người dùng sẽ chỉ có thể thay đổi nhiệm vụ thành “Đang xem xét” hoặc “Đã hoàn thành”. Họ sẽ không thấy hoặc không thể chọn bất kỳ tùy chọn trạng thái nào khác. Điều này rất quan trọng, vì các phân công công việc được gắn với các trạng thái cụ thể. Nếu không có các trạng thái cố định, người dùng có thể chọn một trạng thái không có người được giao liên kết với nó.

• Theo dõi quy trình làm việc và phân công: Có nhiều ưu điểm để phân công công việc trong phần mềm quản lý dự án, nhưng có một nhược điểm là công việc có thể được tự động giao cho những người không có mặt, chẳng hạn như nếu một thành viên trong nhóm bị ốm, đi nghỉ hoặc đã rời khỏi Công ty.
• Liên kết các quy trình với nhau, tự động hoá chuyển giao công việc sang quy trình khác ngay khi công việc được hoàn thành. Việc liên kết các quy trình làm việc trong nội bộ các phòng ban hay giữa các phòng ban giúp công việc được xử lý một cách linh hoạt, tối ưu hoá quá trình kiểm soát công việc thúc đẩy quy trình vận hành của doanh nghiệp. Việc chuyển giao công việc giữa các quy trình được thiết lập sẵn, nhằm tăng tính phối hợp, tối ưu hoá thời gian chuyển giao công việc trong và ngoài các phòng ban của doanh nghiệp.
• Hệ thống báo cáo ưu việt, theo sát tiến độ công việc tránh gây xung đột trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Ứng dụng thiết lập các báo cáo thống kê phong phú, trực quan trong từng quy trình giúp quản lý có cái nhìn khách quan. Số liệu thống kê chính xác, cụ thể qua các báo cáo được ghi nhận bởi người thực thi giúp người quản lý đánh giá đúng năng lực, hiệu suất của từng nhân viên trong doanh nghiệp.

Rất may, trang tổng quan có thể cho phép bạn dễ dàng hình dung quy trình công việc và xác định bất kỳ vấn đề nào với bài tập. Nếu bạn biết ai đó vắng mặt, bạn có thể xem tất cả công việc hiện được giao cho họ và quyết định xem có thể đợi cho đến khi họ trở lại hay bạn có thể giao lại cho người khác.

Sau cùng, công cụ mang thương hiệu Việt được tạo lập hoàn toàn bởi đội ngũ sáng tạo trẻ là một niềm tự hào đem đến gỉải pháp thúc đẩy hiệu quả quản lý doanh nghiệp. Đây là thời điểm khó khăn song cũng là động lực để doanh nghiệp tăng cường ứng dụng công nghệ, thúc đẩy tiến trình chuyển đổi số doanh nghiệp, từ đó nhanh chóng thích ứng với những biến động của thị trường. Tomamo work cũng là xu thế tất yếu hiện nay nhằm đem lại hiệu quả cao trong việc vận hành doanh nghiệp.