Dòng tiền ở trong doanh nghiệp còn được gọi là sự sống duy trì doanh nghiệp. Nên khi người chủ kiểm soát được dòng tiền trong doanh nghiệp thì sẽ nắm được tình trạng hiện tại của doanh nghiệp.. Trong đó vai trò của người kế toán là vô cùng quan trọng, là người kiểm soát tình hình thu chi của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, cách đây 15 năm các kế toán viên cặm cụi sử dụng Excel để làm công việc sổ sách và tính toán thủ công. Chính vì tính thủ công nên đã dần lộ ra các bất cập và sai số rất nhiều. Và với sự phát triển nhanh của công nghệ, phần mềm kế toán đã ra đời giúp các hế toán viên làm tốt nhiệm vụ của mình và doanh nghiệp và giảm thiểu được các sai sót. Và công việc của kế toán cũng đã trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều.
Đến nay thì phần mềm kế toán đã được chia thành hai loại theo phương thức làm việc. Phần mềm kế toán online (làm việc từ xa qua mạng internet) và phần mềm kế toán offline (làm việc tại chỗ trong mạng Lan nội bộ)
Hiện tại, hai phần mềm vẫn đang chạy song song cùng phát triển nhưng phần mềm kế toán online đang dần phát triển ưu thế hơn. Cũng không bắt buộc là doanh nghiệp phải dùng phần mềm kế toán thì phải dùng phần mềm mới nhất là phần mềm kế toán online. Hầu hết các phần mềm kế toán đang giải quyết được nhiệm vụ hạch toán kế toán doanh nghiệp khá tốt.
Các chủ doanh nghiệp đang đau đầu của chủ doanh nghiệp hiện nay là: Phần mềm kế toán online với phần mềm kế toán offline nào phù hợp với mình.?
Hôm nay, tomahosoft sẽ đưa ra những điểm nổi bật giữa hai loại phần mềm kế toán này, giúp các doanh nghiệp đưa ra những quyết định đúng đắn cho doanh nghiệp của mình.
1. Nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán
– Để biết doanh nghiệp sử dụng phù hợp với phần mềm kế toán online hay offline cũng đều cần xác định rõ nhu cầu quản lý doanh nghiệp mình ra sao.? Nếu doanh nghiệp có nhiều cơ sở, chi nhánh ở nhiều tỉnh, mà lại muốn xem được báo cáo tài chính hằng ngày mọi lúc, mọi nơi thì đây chính là giải pháp tối ưu nhất chính là phần mềm kế toán online.
– Vì ưu điểm của giải pháp kế toán online nên khi các kế toán viên ở các văn phòng chi nhánh nhập số liệu lên phần mềm sẽ tự động đồng bộ lên trên hệ thống chung, kế toán ở trụ sở chính không cần phải nhập lại số liệu một lần nữa. Mà Giám đốc chỉ cần 1 bài bước đơn giản trên máy tính hoặc smartphone là xem được báo cáo ngay lập tức.
– Nhưng ngược lại, nếu chủ doanh nghiệp không có nhu cầu quản lý dữ liệu từ xa trong mỗi lần đi công tác, không cần quản lý các hoạt động của các văn phòng chi nhánh thì lúc này phần mền kế toán offline sử dụng vẫn hợp lý.
2. Quy mô của doanh nghiệp
– Đến nay các doanh nghiệp mới thành lập có quy mô nhỏ và xu hướng làm việc online để để cắt giảm những chi phí chưa cần thiết. Lúc này chính phần mềm kế toán online đã phát huy được tính hữu dụng của mình trong doanh nghiệp nhỏ. Trong phần mềm đã đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của doanh nghiệp về quản lý thông tin tài chính, kế toán minh bạch, hiệu quả, cung cấp đầy đủ các báo cáo cần thiết theo đúng quy định của nhà nước và quản trị được doanh nghiệp.
– Đối với doanh nghiệp đã phát triển đến giai đoạn mở rộng quy mô, tăng thêm số lượng văn phòng, có chi nhánh hoạt động ở nhiều nơi, có yêu càu về quản lý tài chính kế toán cao hơn. Lúc này mà doanh nghiệp áp dụng giải pháp kế toán offline thì hằng ngày, hay hàng tuần bộ phận kế toán sẽ phải làm tăng ca để kịp tổng hợp số liệu từ các chi nhánh rồi mới có thể đưa báo cáo chung tình hình hoạt động doanh nghiệp được. Điều này dẫn đến sai sót có thể xảy ra bất cứ lúc nào.
– Khi doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm kế toán online, những công việc như tổng hợp số liệu đã không cần phải làm nữa mà dữ liệu được đồng bộ liên tục trên hệ thống khi kết nối mạng internet. Tức là kết toán viên ở chi nhánh nhập dữ liệu trên hệ thống thì ở trụ sở chính đã có thể xem được rồi. Và phần mềm kế toán online tự động tổng hợ số liệu báo cáo mọi lúc mà người lãnh đạo không cần chờ chi nhánh gửi lại báo cáo nữa. Việt này cũng đã giúp bộ phận kế toán tập trung giải quyết cũng vấn đề chính tốt hơn nữa. Giúp gia tăng hiệu quả làm việc của doanh nghiệp.
3. Chi phí sử dụng phần mềm kế toán online và offline
– Các doanh nghiệp thường nghĩ rằng chi phí sử dụng phần mềm kế toán là đã được gói hết trong báo giá, các khoản phí phát sinh hàng kỳ hoặc chi phí đào tạo, tư vấn không tốn quá nhiều so với khả năng của doanh nghiệp.
– Khi tính toán kỹ hơn thì ngoài các chi phí kể trên, doanh nghiệp cũng cần phải đầu tư thêm các thiết bị lưu trữ, máy móc, và bảo trì định kỳ.
– Doanh nghiệp xác định sử dụng phần mềm kế toán offline, tức là doanh nghiệp có thể chủ động quản lý dữ liệu của mình, cũng cần có sự đầu tư cho hệ thống máy chủ, bảo mật thông tin tránh mất mát dữ liệu do thiên tai, người sử dụng, hỏng ổ cứng.
– Trong khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán online thì doanh nghiệp chỉ cần làm đúng một việc là mua bản quyền và về sử dụng luôn không cần quan tâm đến các khoản chi phí như đầu tư máy chủ, bảo mật vì nhà cung cấp đã thực hiện các công việc đó hết rồi.
4. An toàn dữ liệu
– Như đã chia sẻ ở trên phần mềm kế toán offline, tất cả các dữ liệu được lưu trữ tại máy chủ của doanh nghiệp, các phương phá pđảm bảo được an toàn dữ liệu có được triển khai tốt không đều phụ thuộc vào kinh nghiệm và cách triển khai của từng doanh nghiệp.
– Một số biện pháp các doanh nghiệp thường sử dụng: sao lưu dữ liệu hằng ngày, đầu tư phần mềm bảo vệ máy tính hoặc sao chép dữ liệu sang nhiều nơi khác nhau để giảm nguy cơ mất dữ liệu.
– Những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn hoặc có nhiều chi nhánh thì dữ liệu sử dụng trong kế toán vô cùng lớn. Doanh nghiệp mà chưa có kinh nghiệp trong đầu tư cơ sở hạ tầng quản lý dữ liệu nên sử dụng phần mềm kế toán online sẽ là lựa chọn đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều.
Qua đây, bạn sẽ biết được doanh nghiệp của mình phù hợp với phần mềm kế toán nào. Hãy liên hệ với đội ngũ tư vấn tomahosoft để giúp xem doanh nghiệp của bạn phù hợp với loại phần mềm kế toán nào nhé.
